Archivar y limpiar el buzón de Gmail

Archivar y limpiar el buzón de Gmail

Si se observa cada correo electrónico individualmente, puede parecer que no pesa casi nada, porque a menudo son sólo unas pocas líneas de texto, que a veces pueden ir acompañadas de un enlace o un archivo adjunto. Sin embargo, si la correspondencia es activa y son los archivos adjuntos en lugar de los enlaces a los archivos que se adjuntan, tarde o temprano puede "obstruir" todo el espacio libre en el buzón. Hoy te diremos cómo limpiarlo parcial o totalmente, tú decides.

Índice

    Limpieza de Gmail

    El almacenamiento de Gmail es sólo una parte de Google Drive, que la mayoría de los usuarios utilizan para almacenar datos personales, y por lo tanto la cantidad de espacio libre en la nube puede disminuir a la vez en ambos lados, acercándose tarde o temprano al máximo disponible en el plan gratuito de 15 GB. Para liberar espacio en el disco (idealmente) hay que actuar de forma integral, pero sólo veremos cómo realizar una limpieza del buzón directamente. Y como Gmail tiene tanto una versión web disponible en cualquier navegador como una aplicación móvil, vamos a dar una solución a este problema en cada una de sus interpretaciones.

    Medidas preparatorias.

    Aunque estés lo más decidido posible a deshacerte de todo el contenido de tu buzón de Google, no debes descartar la posibilidad de que tarde o temprano necesites acceder a algunos (o algunos) de los correos electrónicos que contiene. Por lo tanto, antes de proceder a su eliminación, sería conveniente crear una copia de seguridad desde la que se pueda recuperar a un cliente de correo de terceros (Mozilla Thunderbird y Apple Mail). Para ello, deberá realizar las siguientes acciones:

    Página para guardar datos de la cuenta de Google

    1. Siga el enlace anterior y haga una de estas dos cosas:
      • Deja marcadas las casillas si quieres hacer una copia de seguridad de absolutamente todos los datos asociados a tu cuenta de Google;
      • haga clic en el pie de foto "Deseleccionar".Desplázate un poco hacia abajo en la página y sólo marca la casilla que aparece junto a Gmail.
    2. Una vez que haya hecho su elección, desplácese hasta el final de la página y haga clic en "Siguiente"..
    3. En el siguiente paso, se nos pedirá que definamos los parámetros del archivo con la futura copia de seguridad. Aquí puede seleccionar lo siguiente:
      • Método de recuperación;
      • Tipo de exportación;
      • Formato de archivo;
      • Tamaño del archivo;

      No tienes que cambiar la configuración por defecto, pero puedes cambiar el método para obtener una copia de los datos, por ejemplo, desde un enlace hasta el envío a algún almacenamiento en la nube (pero si estás haciendo una copia de seguridad de todos tus datos, obviamente no deberías guardarla en Google Drive), y especificar el formato y el tamaño del archivo si tienes una idea más o menos precisa de cuánto tiempo puede llevar todo el contenido de tu caja.

    4. Una vez que haya especificado los ajustes necesarios, haga clic en "Crear archivo"..
    5. Comenzará a archivar.

      Aparecerá una notificación en la que se avisa de que la preparación del archivo de datos puede tardar horas o incluso días. Pero si sólo estás haciendo una copia de seguridad de tu correo, este proceso te llevará literalmente unos minutos.

      Casi inmediatamente, te llegará un correo electrónico a tu dirección de correo electrónico de Gmail informándote de la solicitud de archivo de datos de los servicios de Google. Sólo tienes que leerlo y volver a la página de creación de copias.

    6. Una vez creado el archivo, podrás descargarlo. Para ello, haga clic en el botón correspondiente de la página que se actualiza automáticamente,

      e introduce la contraseña de tu cuenta de Google,

      y especifique una ubicación para guardar el archivo de datos comprimidos. Haga clic en el botón "Guardar"..

    7. Con ello, la etapa preparatoria, que implica la realización de copias de seguridad de datos tan importantes como el correo electrónico, puede considerarse completa.

    Versión web

    La mayoría de los usuarios, especialmente si hablamos de representantes del segmento corporativo, trabajan con el correo electrónico de Gmail en un navegador o en un cliente de correo electrónico de terceros. Veamos cómo hacer espacio en el buzón de correo web para deshacerse del correo basura y también cómo realizar una limpieza completa, lo que significa eliminar todo el contenido.

    Opción 1: Archivo

    No es difícil adivinar que el archivado consiste en comprimir los correos electrónicos, lo que significa enviarlos a un archivo. No podrás limpiar tu buzón de Gmail por completo, pero liberará espacio en tu buzón de Gmail, sin problemas.

    Nota: El procedimiento de archivo le permite borrar parcial o totalmente su buzón de correo primero visualmente. Es decir, los correos enviados al archivo no aparecerán en la lista "Bandeja de entrada". y otras secciones, pero pueden recuperarse y volver a su ubicación anterior si es necesario. Además, estos mensajes se restauran automáticamente si son contestados por otro usuario.

    Mensajes separados
    Para archivar uno o varios correos electrónicos, debe realizar la siguiente acción:

    1. En la barra lateral o superior, siempre que haya varias categorías (secciones) en su buzón, vaya a la que (por ejemplo "Sin clasificar". o "Medios de comunicación social".), cuyos correos electrónicos deben ser archivados.
    2. A continuación, puede proceder utilizando uno de los dos algoritmos, en función del número de elementos con los que piense interactuar: uno o varios.
      • Haga clic con el botón derecho del ratón (PCM) en la vista previa del mensaje y seleccione en el menú interactivo "Archivo". o marque la casilla a la izquierda del nombre del remitente y utilice el botón de archivo de la barra superior.

        Consejo: Para archivar un solo correo electrónico, también puedes simplemente pasar el ratón por encima y hacer clic en el botón que aparece a la derecha.

      • Marque la casilla junto al nombre del remitente del correo electrónico que desea archivar. Del mismo modo, marque los demás mensajes de esta página que pretenda archivar. Haga clic en el icono del archivo (el botón "Archivo".), que aparecerá en la barra de herramientas encima de la lista de mensajes. Un elemento similar está también disponible en el menú contextual.

      Aparecerá brevemente una notificación en la zona inferior izquierda de la ventana, indicando el resultado positivo de las acciones realizadas.

    3. Realice las acciones anteriores con otros correos electrónicos y/o en otras categorías.
    4. De este modo, puedes deshacerte de los correos electrónicos realmente innecesarios, al tiempo que liberas algo de espacio en tu almacenamiento de Gmail y, al mismo tiempo, en Google Drive.

    Todos los correos electrónicos
    Si tu objetivo es limpiar por completo tu buzón de correo, lo que implica convertirlo en lo que se llama una bandeja de entrada cero, pero no estás preparado para eliminar permanentemente los mensajes, puedes archivarlos todos. Esto se hace literalmente en unos pocos clics.

    1. En la parte superior o en la barra lateral del servicio de Gmail, dirígete primero a la categoría de la que quieres archivar. Despliegue el menú de la casilla actualmente vacía sobre la lista de mensajes y seleccione "Todos"..
    2. Haga clic en el título que aparece. "Seleccionar todas las cadenas (número) en "Nombre de la partición"".
    3. En la barra de herramientas superior, haga clic en el botón "Archivo"..
    4. Las cartas de la sección destacada se enviarán al archivo.

      Navegue en la barra lateral hasta la siguiente sección y repita los pasos de los tres párrafos anteriores.

    5. Esto enviará absolutamente todo el contenido de tu Gmail al archivo, lo que significa que liberarás algo de espacio en él.

      Los mensajes archivados seguirán ocupando espacio en tu almacenamiento de Google Drive. No aparecerán en la lista general, pero podrás encontrarlos a través de la búsqueda,

      así como bajo "Todo el correo".que está oculto por defecto en el menú adicional "Más" en la barra lateral.

    Opción 2: Eliminación completa

    En caso de que estés 100% seguro de que no vas a consultar los correos electrónicos contenidos en tu bandeja de entrada de Gmail en el futuro y estés dispuesto a deshacerte de ellos de forma permanente, el envío trivial al archivo no será suficiente. Eliminar algunos o todos los correos electrónicos es la mejor solución, dependiendo de lo que quieras conseguir al final.

    Mensajes separados
    Eliminar correos electrónicos individuales es tan fácil como enviarlos al archivo, la única diferencia está en la selección de un elemento de menú o herramienta en el panel de control.

    1. Navegue hasta la categoría de mensajes de la que desea deshacerse.
    2. Dependiendo de si desea eliminar uno o varios correos electrónicos, haga lo siguiente:
      • Haga clic en el PCM del elemento que desea eliminar y seleccione "Borrar"..
      • Marque las casillas de los correos electrónicos que desea borrar y, a continuación, haga clic en "Borrar". en la barra de herramientas. Esto también puede hacerse a través del menú contextual.
      • En ambos casos, para confirmar el borrado deberá pulsar "OK". en la ventana emergente.

    3. Repite los mismos pasos anteriores con el resto de las secciones de las letras.
    4. Durante 30 días, estos mensajes se almacenarán en "Papelera de reciclaje".de la que se pueden recuperar. Una vez transcurrido este tiempo, se borrarán automáticamente. Si quieres borrarlos ahora, sigue los pasos del quinto paso de la siguiente parte de este artículo.

    Todos los correos electrónicos
    Deshacerse de todos o cada uno de los mensajes de una categoría a la vez no es más difícil que deshacerse de una pequeña parte de ellos.

    1. Una vez que haya abierto la categoría de correo que desee, despliegue el menú de casillas generales y seleccione "Todos"..
    2. A continuación, haga clic en el título que aparece. "Seleccionar todas las cadenas (número) bajo 'Nombre de la partición'".
    3. Utilice el botón "Borrar". en la barra de herramientas o por el elemento del mismo nombre en el menú contextual llamado pulsando el PCM en el rango seleccionado.

      En la ventana emergente con la pregunta, confirme sus intenciones pulsando "DE ACUERDO"..

    4. Haz lo mismo con el contenido de todas las demás secciones con correos electrónicos de tu cuenta de correo electrónico de Gmail.
    5. Los mensajes eliminados de este modo se colocarán en "Basura".donde se almacenarán durante 30 días. Si quiere deshacerse de ellos de forma permanente ahora, sin esperar a ese periodo, vaya a la sección correspondiente en la barra lateral (es posible que tenga que ampliar el "Más".) y haga clic en el título "Limpiar el carro"..

      Para confirmar la limpieza, tendrá que pulsar "DE ACUERDO"..

    6. Borrado de correos electrónicos con limpieza "Cestas". - es el único método posible para limpiar completamente el buzón de Gmail y liberar espacio en él y en el disco. Su desventaja es evidente: los mensajes no pueden recuperarse.

      Lee también: Cómo eliminar una cuenta de Gmail

    Aplicación móvil.

    Cada vez son más los usuarios que interactúan con el correo electrónico a través de dispositivos móviles, ya sean smartphones o tablets que funcionan con uno de los dos sistemas operativos líderes en este segmento: Android e iOS. Las aplicaciones para ambas plataformas están diseñadas con el mismo estilo, lo que sin duda es una ventaja. Por desgracia, tiene una desventaja mucho más grave: es sencillamente imposible seleccionar todos los correos electrónicos a la vez y enviarlos a un archivo o a una papelera. No obstante, vamos a ver cómo borrar parcialmente o, con algo de esfuerzo y diligencia, completamente el buzón de Gmail.

    Opción 1: Archivo

    Como en la mayoría de las aplicaciones móviles, la interacción del usuario con Gmail está ligada principalmente a los gestos. Conocerlos le permite archivar al instante los correos electrónicos innecesarios.

    Nota: El ejemplo de abajo utiliza un teléfono inteligente Android, pero como hemos señalado anteriormente, el cliente de correo electrónico móvil de Google se ve exactamente igual en el iPhone y el iPad, soporta los mismos gestos y permite las mismas acciones.

    1. Inicia la aplicación de Gmail. Toque las tres barras horizontales de la esquina superior izquierda o deslice el dedo horizontalmente de izquierda a derecha para que aparezca su menú y navegue hasta la categoría de correos electrónicos cuyo contenido desee archivar (total o parcialmente).
    2. A continuación, realice una de las tres cadenas de acciones, dependiendo de si desea archivar sólo uno, varios o todos los correos electrónicos a la vez.
      • Pellizque el mensaje no deseado con el dedo y deslice la pantalla en dirección de izquierda a derecha.

        Nota: Si el resultado de realizar este gesto no es archivar el correo electrónico, sino pedirle que lo posponga, debe deslizar el dedo en la dirección opuesta: de derecha a izquierda. Puedes cambiar estos gestos en los ajustes de la aplicación.

      • Mantenga el dedo sobre el mensaje y luego suéltelo: esta acción hará que se marque la selección. A continuación, toque el área con el avatar (el círculo con la foto de perfil o las iniciales del remitente) para seleccionar el resto de los correos electrónicos innecesarios. Pulse el botón "Archivo".que aparecerá en el panel superior.
      • Al igual que en el caso anterior, seleccione todos los correos electrónicos de la sección uno por uno, y luego envíelos al archivo pulsando el botón responsable de esta acción. Como comprenderá, el proceso de resaltar los mensajes de esta manera puede llevar bastante tiempo. Es mejor realizarlo en varias etapas, ya que ayudará a evitar posibles errores.
    3. Utilizando el menú lateral de la aplicación, navegue hasta la siguiente categoría cuyo contenido piensa archivar y siga los pasos descritos en los dos pasos anteriores.
    4. Obviamente, el envío de correos electrónicos al archivo de Gmail en dispositivos móviles funciona de la misma manera que las versiones web del servicio de correo electrónico: el contenido "comprimido" desaparece de la lista general, pero se puede encontrar tanto a través de la búsqueda como en el "Todo el correo"..

    Opción 2: Eliminación completa

    Para eliminar por completo algunos o todos los mensajes de su buzón, proceda como sigue:

    1. Después de abrir la sección con los correos electrónicos que quieres eliminar, mantén el dedo sobre el primero de ellos. A continuación, si es necesario, toque el área del avatar para seleccionar algunos o todos los elementos posteriores de la cadena.
    2. Pulse el botón de la papelera que aparece en la barra de herramientas superior.
    3. Haz lo mismo con los mensajes de las otras categorías.

    El contenido que hayas marcado en tu bandeja de entrada de Gmail se colocará en "Papelera de reciclaje".. Al igual que en el caso del PC, estos datos se almacenarán allí durante 30 días. Si quieres deshacerte de ellos de forma permanente ahora mismo, haz lo siguiente

    1. Abra el menú lateral de la aplicación móvil y desplácese por la lista de elementos que allí se presentan casi hasta el final.
    2. Encuentre el artículo "Cesta". y pulse sobre él para ir a la sección correspondiente.
    3. Haga clic en el título. "Limpiar el carro". y confirme sus intenciones haciendo clic de nuevo "Despejado". en la ventana emergente.
    4. Archivar y eliminar uno o varios correos electrónicos en la aplicación móvil de Gmail es aún más fácil que en el navegador del ordenador. Sin embargo, si quieres deshacerte de todo el contenido del buzón, tendrás que dedicar mucho tiempo a separarlo tú mismo.

    Recuperación de correos electrónicos eliminados

    Si necesitas acceder a uno o varios correos electrónicos después de borrar el buzón de Gmail, sólo hay dos formas de hacerlo:

    • Los mensajes han sido archivados;
    • Los mensajes se borraron hace menos de 30 días, y la purga "Papelera de reciclaje". no se ha producido.

    Ya escribimos sobre cómo "recuperar" los correos electrónicos del archivo cuando vimos este método directamente - sólo tienes que utilizar la caja de búsqueda o consultar su sección de menú "Todo el correo"..

    Sin embargo, si las letras están en "Basura", puedes colocarlos en tu bandeja de entrada o marcarlos como leídos (preseleccionando si hay más de uno),

    o moverlos a la categoría deseada. Ambas opciones pueden implementarse a través del panel superior o del menú contextual.

    Como se ha mencionado anteriormente, después de despejar "Cestas". los mensajes no pueden ser recuperados. Copia de seguridad de los datos del buzón de Gmail (parte del artículo "Medidas preparatorias".), sólo se pueden restaurar en dos clientes de correo (Mozilla Thunderbird y Apple Mail): hay que importarlos al programa o introducirlos manualmente en una carpeta especial.

    Conclusión:

    Borrar el correo electrónico de Gmail no es difícil, y si se hace correctamente, no sólo se deshará de los correos electrónicos innecesarios, sino que también liberará espacio en el almacenamiento proporcionado por Google. Pero, como este procedimiento es irreversible (borrado completo), piénsalo bien antes de llevarlo a cabo.

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