Autoguardado en Word: Cómo configurar y restaurar correctamente los documentos

Muchos usuarios de Word se han encontrado con un problema desagradable: este editor de texto puede cerrarse inesperadamente, por sí mismo o debido a un reinicio del sistema operativo. ¿Pero qué pasa con los textos que no has tenido tiempo de guardar? Por suerte, Word tiene una función de autoguardado incorporada. Muchos usuarios no lo conocen o no saben cómo utilizarlo.

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¿Cómo funciona la función de autoguardado en Word?

Cuando edites determinados documentos, el procesador de textos creará automáticamente copias de los mismos. Gracias a ellos, podrá restaurar un archivo que no tuvo tiempo de guardar antes de que Word se bloqueara repentinamente, incluso debido a un apagado del ordenador. El propio programa puede “colapsar” debido a algún error propio o del sistema, o el ordenador puede apagarse debido a un corte de energía o a una batería baja.

Normalmente, Word ya tiene activada la función de autoguardado. Excepto por defecto, las copias de seguridad se crean cada 10 minutos. Pero puede ocurrir que tu ordenador se apague 9 minutos después de hacer la última copia de seguridad. Como resultado, cualquier cambio realizado en el texto durante 9 minutos se perderá, y durante este tiempo, un usuario experimentado puede hacer bastantes.

Cuando inicie Word después de un cierre inesperado, se le pedirá que restaure el archivo desde su última copia o desde alguna copia anterior. Pero incluso si el programa no le pide que realice la recuperación, no debe desesperar. También puede realizar este procedimiento manualmente utilizando una carpeta de copia de seguridad.

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¿Cómo activar y configurar el autoguardado en Word, incluyendo la selección de una carpeta para almacenar las copias de seguridad?

Utilicemos Word 2010 como ejemplo para ver cómo puede hacer que las copias de seguridad automáticas sean más frecuentes. Las instrucciones funcionarán para otras versiones del programa, incluidas las versiones de Word 2007 o Word 2016 (y Microsoft Word para Mac), aunque los nombres y la ubicación de algunos elementos del menú pueden ser diferentes, pero la esencia es la misma.

1. En primer lugar, haga clic en la primera pestaña “Archivo” en la barra de menú de Word.

2. Ir a “Parámetros“.

3. En la lista de pestañas de la izquierda, seleccione “Guardar“.

4. En la ventana de la derecha, busque la opción “.Guardar automáticamente cada” y ponga una marca de verificación al lado si no está presente. Al lado, especifique el número de minutos tras los cuales se producirá el autoguardado. Es mejor establecer 1 minuto, para que las copias se creen con la mayor frecuencia posible.

5. Marque la casilla junto a “Guardar la última versión autoguardada al cerrar sin guardar“. Justo debajo podrás seleccionar la carpeta en la que Word almacenará tus copias de seguridad. Si necesita cambiar esta ubicación, haga clic en el botón Examinar y seleccione la carpeta deseada en el Explorador. Por defecto, las copias se almacenan en el perfil del usuario y no tiene mucho sentido cambiar esta ubicación. También en esta sección puedes elegir en qué formato se guardará el documento en sí y sus copias.

6. Para guardar los cambios realizados, no olvides pulsar la tecla OK Abajo.

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¿Cómo desactivar el autoguardado en Word?

Para desactivar el autoguardado en Word, hay que ir a la misma sección donde está activada la función deseada. Pero ahí sólo hay que desactivar la opción “Guardar automáticamente cada“. Después de esta acción, el documento que está editando ya no tendrá copia de seguridad en su disco duro.

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¿Cómo restaurar manualmente el texto de un archivo de autoguardado si el documento no se guarda?

Puede ocurrir que después de reiniciar Word, no se le pida que restaure desde la última copia de seguridad. Pero también puedes hacerlo manualmente:

1. Abra la sección “Guardar” mencionada anteriormente en la configuración de Word.

2. Encuentre allí la carpeta en la que la aplicación guarda las copias de seguridad. Memoriza esta ruta o cópiala.

3. En la barra de direcciones del Explorador, pegue o escriba esta ruta, o abra la carpeta deseada manualmente.

4. En la lista de archivos de copia de seguridad, seleccione el que necesita, teniendo en cuenta la fecha y la hora (lo más importante) en que se creó. Normalmente no habrá muchos archivos de este tipo, y el que necesitas será el primero. Haga doble clic en él para iniciarlo.

5. En la ventana de restauración de documentos de Word, seleccione la última copia y vuelva a guardarla.

Vale la pena señalar que Word hace todo lo posible para preservar los datos del usuario incluso cuando se bloquea. Mientras se trabaja en un documento en segundo plano, se crean y guardan constantemente copias de seguridad. Todo lo que tienes que hacer es establecer el intervalo de tiempo de guardado requerido, lo mejor de todo, 1 minuto. Y si Word se cierra o el ordenador se apaga, siempre puedes volver a crear un documento relativamente actualizado. Esto se puede hacer con el propio editor de texto, o manualmente, utilizando el Explorador de Archivos.