Cómo acceder a Google Form

Cómo acceder a Google Form

Google Forms es un popular servicio que ofrece la posibilidad de crear cómodamente todo tipo de encuestas y sondeos. Para utilizarlo plenamente, no basta con saber crear estos formularios, sino que también es importante saber cómo abrir el acceso a los mismos, ya que los documentos de este tipo están orientados a la cumplimentación/el paso en masa. Hoy le diremos cómo hacerlo.

Índice

    Acceso al formulario de Google.

    Como todos los productos actuales de Google, Forms está disponible no sólo en un navegador de escritorio, sino también en dispositivos móviles Android e iOS. Es cierto que todavía no hay una aplicación separada para teléfonos inteligentes y tablets, por razones completamente confusas. Sin embargo, como los documentos electrónicos de este tipo se guardan en Google Disk por defecto, pueden abrirse, pero lamentablemente sólo como versión web. A continuación veremos cómo compartir un documento electrónico en cada uno de los dispositivos disponibles.

    Lee también: Creación de formularios de encuesta de Google

    Opción 1: Navegador en el PC

    Puedes utilizar cualquier navegador para crear y rellenar un formulario de Google y proporcionar acceso a él. Nuestro ejemplo utilizará un producto "relacionado", Chrome para Windows. Pero antes de empezar a resolver nuestro problema de hoy, observemos que el acceso a los formularios es de dos tipos: el orientado a la colaboración, que implica crear, editar e invitar a los participantes, y el destinado a pasar/rellenar un documento terminado.

    La primera está orientada a los editores y coautores del documento, la segunda a los usuarios ordinarios, los encuestados, para los que se creó la encuesta o el cuestionario.

    Acceso para editores y coautores

    1. Abra el formulario al que desea conceder acceso de edición y procesamiento, y haga clic en el botón del menú horizontal de tripletes en la esquina superior derecha (a la izquierda de la foto del perfil).
    2. En la lista de opciones que se abre, haga clic en "Ajustes de acceso". y seleccione una de las opciones posibles para su aprovisionamiento.

      En primer lugar, puedes enviar el enlace por GMail o publicarlo en redes sociales como Twitter y Facebook. Pero es poco probable que esta opción le funcione, ya que cualquiera que reciba el enlace podrá ver y eliminar las respuestas del Formulario.

      Aun así, si quieres hacerlo, haz clic en el icono de la red social o del correo electrónico, selecciona la opción adecuada para dar acceso (más adelante se hablará de ellas) y haz clic en el botón "Enviar a...".

      A continuación, si es necesario, conéctese al sitio web de su elección y realice su publicación.

      Una solución mucho mejor sería proporcionar un acceso selectivo. Para ello, haga clic en el siguiente enlace "Cambio".,

      y seleccione una de las tres opciones de acceso disponibles:

      • ON (para todos en Internet);
      • ON (para quien tenga un enlace);
      • OFF (para usuarios seleccionados).

      Hay descripciones detalladas en cada uno de estos puntos, pero si va a compartir el archivo con editores y colaboradores, debe elegir la segunda o la tercera opción. Esta última es la más segura, ya que impide que usuarios no autorizados accedan al documento.

      Una vez que haya seleccionado su preferencia, y haya marcado la casilla de al lado, haga clic en "Guardar"..

    3. Si decide que todo el mundo con un enlace tenga acceso a editar el Formulario, márquelo en la barra de direcciones de su navegador, cópielo y distribúyalo como quiera. También puede publicarlo en una sala de chat de grupo.

      Pero si planea permitir que sólo algunos usuarios editen el documento, en la línea "Invitar a los usuarios" proporcionar sus direcciones de correo electrónico (o sus nombres si están en su libreta de direcciones de Google).

      Asegúrese de que delante del artículo "Notificar a los usuarios". está marcada, y luego haga clic en el botón "Enviar".. No se pueden definir derechos adicionales para la interacción con el Formulario - sólo se puede editar. Pero si lo desea, puede "Prohibir a los editores añadir usuarios y cambiar la configuración de acceso"marcando la casilla junto al elemento del mismo nombre.

    4. De este modo, usted y yo hemos podido abrir el acceso al formulario de Google a sus coautores y editores, o a los que usted piensa designar como tales. Tenga en cuenta que puede hacer que cualquiera de ellos sea el propietario del documento: sólo tiene que cambiar sus derechos ampliando la lista desplegable (marcada con un lápiz) frente a su nombre y seleccionando el elemento correspondiente.

    Acceso para los usuarios (sólo para rellenar/pasar)

    1. Para conceder el acceso a un formulario ya rellenado a todos los usuarios o a aquellos a los que piensa ofrecerlo personalmente para que lo pasen/rellenen, haga clic en el botón del avión situado a la izquierda del menú (el punto triple).
    2. Elija una de las opciones posibles para presentar un documento (o un enlace a él).

    3. Además, es posible publicar un enlace al Formulario en las redes sociales, para lo cual en la ventana "Enviar". Se proporcionan dos botones con los logotipos de los sitios compatibles.
    4. Así es como tú y yo pudimos acceder a Google Forms en el navegador del PC. Como puede ver, enviarla a los usuarios comunes, para los que se crean este tipo de documentos, es mucho más fácil que a los posibles colaboradores y editores.

    Opción 2: Smartphone o tablet

    Como decíamos en la introducción, no existe una aplicación móvil de Google Forms, pero eso no niega en absoluto la posibilidad de utilizar el servicio en dispositivos iOS y Android, ya que existe una aplicación para el navegador en cada uno de ellos. En nuestro ejemplo utilizaremos el dispositivo con Android 9 Pie y el navegador web Google Chrome preinstalado. En el iPhone y el iPad el algoritmo será similar, ya que interactuaremos con la página web habitual.

    Ir a la página del servicio de formularios de Google

    Acceso para editores y colaboradores

    1. Utilice la aplicación móvil de Google Drive donde se almacenan los formularios, el enlace directo , si está disponible, o el enlace del sitio web proporcionado anteriormente, y abra el documento requerido. Esto se hará en su navegador web predeterminado. Para interactuar con el archivo de manera más conveniente, cambie a "Versión completa". sitio marcando el elemento apropiado en el menú del navegador web (en la versión móvil, algunos elementos no se escalan, muestran o mueven).

      Lee también: Cómo acceder a Google Drive

    2. Con la página ligeramente escalada, abra el menú de la aplicación; para ello, pulse sobre los tres puntos verticales de la esquina superior derecha y seleccione "Ajustes de accesibilidad"..
    3. Al igual que con el PC, puedes publicar el enlace en las redes sociales o enviarlo por correo electrónico. Pero recuerda que los que la tienen podrán ver las respuestas y borrarlas.

      Y por eso es mejor "Cambio". opción de conceder el acceso haciendo clic en el enlace del mismo nombre ligeramente inferior.

    4. Seleccione una de las tres opciones disponibles:
      • EN (para todo el mundo en Internet);
      • EN (para quien tenga un enlace);
      • OFF (para usuarios seleccionados).

      De nuevo, la tercera opción es la más preferida en el caso de editores y coautores, pero a veces la segunda puede ser la óptima. Una vez que se haya decidido por una opción, pulse el botón "Guardar"..

    5. En la línea. "Invitar a los usuarios". introduce el nombre del destinatario de la invitación (si está en tu agenda de Google) o su dirección de correo electrónico. Y aquí comienza la parte más difícil (al menos para muchos Android-smartphones) - estos datos tendrán que ser introducidos a ciegas, ya que por alguna razón desconocida el campo necesario está simplemente bloqueado por el teclado virtual y no hay manera de cambiarlo.

      Una vez especificado el primer nombre (o dirección), se puede añadir uno nuevo, y así sucesivamente: basta con introducir alternativamente los nombres o buzones de los usuarios a los que se quiere dar acceso al Formulario. Al igual que en el caso de la versión web del servicio en PC, los derechos de los coautores no pueden modificarse: la edición está disponible para ellos por defecto. Pero aún puedes prohibirles que añadan otros usuarios y que cambien la configuración, si lo deseas.

    6. Asegurarse de que hay una marca de verificación en la casilla junto a "Notificar a los usuarios" o eliminándolo por innecesario, haga clic en el botón "Enviar".. Espere a que se complete el proceso de concesión de acceso y luego "Guardar los cambios". y pulse sobre "Hecho"..
    7. Ahora no sólo tienes los derechos para trabajar con un determinado formulario de Google, sino también los usuarios a los que se los has concedido.

    Acceso de los usuarios (sólo rellenar/pasar)

    1. En la página de formularios, pulse el botón "Sométase".en la esquina superior derecha (en lugar de la inscripción puede haber un icono para enviar un mensaje: un avión).
    2. En la ventana abierta, cambiando de pestaña, elija una de las tres variantes posibles de acceso al documento:
      • Invitación por correo electrónico. Introduzca la dirección (o direcciones) en el campo "A"....entra. "Tema"., "Añadir un mensaje". y pulse "Enviar"..
      • Referencia. Marque la casilla si lo desea. "URL corta". para acortarlo, y luego haga clic en el botón "Copiado"..
      • Código HTML del sitio web. Defina la anchura y la altura del banner si es necesario, luego puede "Copia".
    3. El enlace copiado en el portapapeles puede y debe ser compartido con otros usuarios. Puedes hacerlo accediendo a cualquier servicio de mensajería o red social.

      Además, desde la ventana "Despacho". la opción de publicar el enlace en las redes sociales Facebook y Twitter está disponible (los botones correspondientes están marcados en la captura de pantalla).

    4. Abrir el acceso a Google Form en smartphones o tablets con Android o iOS no difiere mucho del mismo proceso en un navegador en un ordenador, pero por algunos matices (como especificar una dirección para invitar a un editor o coautor) este procedimiento puede seguir causando muchos inconvenientes.

    Conclusión:

    Independientemente del dispositivo en el que hayas creado el formulario de Google y estés trabajando con él, no es muy difícil abrir el acceso a otros usuarios. El único requisito es una conexión activa a Internet.

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