Cómo crear facturas con Excel

El paquete Office de Microsoft es, sin duda, el mejor que existe y su fama se debe también a la parte de la hoja de cálculo que se confía a Excel.
De hecho, además de los gráficos y los asientos contables, Excel permite crear verdaderas facturas a través de formularios predefinidos que le ahorrarán la creación de la plantilla, los campos y, sobre todo, la programación de las fórmulas de cálculo automático, parte fundamental para elaborar (y, sobre todo, volver a revisar) una factura sin tropezar con errores que pueden ser bastante graves.

Todo lo que necesitamos es:

  • Una versión de Excel (En este caso utilizo Office 360);
  • A conexión a Internet;
  • I datos de facturación;
  • Conocimiento de las tarifas adicional.

El IVA y los distintos tipos (aunque no todos, ya que difieren de un estado a otro) se calcularán directamente desde Excel.

Índice

Descargar plantilla de factura

El primer paso, por supuesto, es el relativo a la descargar el modelo que utilizaremos para rellenar nuestra factura.
Excel nos ofrece tantas variaciones y todas son accesibles de esta manera: Archivo > Nuevo > Escribir “factura” en la barra de búsqueda.

A continuación, haga clic en la lupa para iniciar una búsqueda que le devolverá muchas variaciones de facturas. Obviamente, para hacer esto, necesitará un conexión a internet que funciona ya que la búsqueda se hará en los servidores dedicados de Microsoft. Una vez hecho esto, sólo hay que decidir qué modelo utilizar, haga clic en él y luego en Crear que iniciará la descarga de la plantilla.

Completar las plantillas y verificar los campos

Tras descargar la plantilla tendremos nuestra factura que puede estar totalmente en blanco o con campos con cifras de ejemplo para mostrar su funcionamiento.
La rellenar la factura es sencillo y, por supuesto, debe hacerse de acuerdo con la ley. En nuestro caso los campos a rellenar son Número de artículo (por lo tanto, la identificación de las mercancías vendidas), Descripción, Cantidad, Precio por unidad ed posible descuento.

Sin embargo, la atención debe dirigirse no sólo a estos campos sino, sobre todo, a los dedicados a la Impuestos que suelen ser automáticas: un error al escribir puede echar a perder todas las cuentas, así que cuidado.
Normalmente, como he dicho, estos campos son automáticos, por lo que en estos casos hay que hacer una comprobación para ver si los tipos coinciden con los establecidos por la ley (por ejemplo, el IVA tiene que estar al 22%). En otros casos, como nuestra factura, incluso la tasa debe ajustarse manualmente y el módulo simplemente hará el cálculo utilizando la base imponible y multiplicándola por el porcentaje que hemos introducido.

Otra comprobación que hay que hacer es, por supuesto, la relativa al casillas a seleccionar para el cálculo. Si en realidad tenemos 5 pedidos pero, por error, nuestro módulo considera sólo 4 Es, por supuesto, un problema.
En las facturas simples, como las nuestras, todos los totales están uno debajo de otro (y están en la casilla G, el primer dígito en la casilla G9, el último disponible en G20) por lo que en la casilla del total tendrá que haber:

=Somma(CasellaInizialeX:CasellaFinaleY)

Por si acaso, al lado de la casilla del total, hay un signo de advertencia (el rombo amarillo), Excel nos notifica que algo va malEsto suele ocurrir cuando se seleccionan casillas que contienen caracteres erróneos (como una caja de caracteres alfabéticos), cajas inexistentes, híbridas o sintácticamente incorrectas.
También puede ocurrir que haya cadenas como ésta:

=SOMMA(FatturaSemplice[Prezzo])

La comprobación, en estos casos, se complica porque, normalmente, son entradas que incorporan varios cálculos y, sobre todo, llaman a funciones específicas que el creador (normalmente Microsoft) ha creado para facilitar la lectura.

Cómo eliminar la contraseña de ExcelSi su memoria flaquea debido a demasiadas claves de seguridad que se ve obligado a recordar, esto podría ser un problema. Afortunadamente, en este caso podemos aprovechar las soluciones que vienen en nuestra ayuda.

Crear o guardar nuevas plantillas

Si no has encontrado una plantilla que te convenga o has modificado una con campos que la original no tenía, puedes decidir crear una nueva plantilla y guardarla junto con las demás, lo mismo ocurre con las plantillas estándar que han sido modificadas en su forma.

La creación del modelo puede hacerse desde cero, es decir, partiendo de una hoja de cálculo completamente en blanco, o partiendo de un modelo de terceros. La diferencia sustancial radica, por supuesto, en la creación de campos automáticos que calculará automáticamente las sumas.
Como hemos visto, en una factura debemos indicar el cantidad de productos vendidos (casilla D9), el precio unitario de las mercancías (casilla E9) y cualquier descuento (casilla F9). Como dicta la lógica, el precio total de los bienes A vendido (en la casilla G9) estará compuesto por la cantidad multiplicada por el precio unitario menos cualquier descuento.

=(Quantità*PrezzoUnitario)-Sconto)   -->    =((D9*E2)-F2)

Entonces, como se ha visto antes, la base imponible total (por lo que el precio total antes de impuestos, en nuestro caso se encontrará en G21) será la suma de todos los precios totales de los bienes. (que será, siguiendo el caso anterior, todo en la columna G)

=Somma(CasellaInizialeX:CasellaFinaleY)  -->  =Somma(G9:G20)

Después del total imponible, por supuesto, hay que calcular los impuestos. Teniendo en cuenta IVA el cálculo será muy sencillo y hay dos formas: establecer el cálculo automáticamente o insertar una casilla con el valor del IVA que luego se tomará de otra casilla que hará el total, dos enfoques diferentes que, sin embargo, llevan al mismo resultado.
En el primer caso la tasa se inserta directamente en la fórmulafórmula, lo que hace más incómoda la actualización posterior

=Imponibile *0.22   --> G21*0.22

De este modo, tomaremos la base imponible total y, multiplicándola por 0,22, obtendremos el IVA total (que en Italia, actualmente, es del 22%)
En el segundo caso, en cambio, la tasa está en primera función, por lo que directamente accesible desde las cajas (en nuestro caso en G22), y debe establecerse en porcentajes (así, marcando la casilla y haciendo clic en el símbolo de porcentaje en “números” en la Barra de Herramientas). El total de la factura, por tanto, vendrá dado por la Base Imponible para el tipo de IVA.

=Imponibile*Aliquota      -->   G21*G22

Si, por el contrario, hay que introducir otros valores (como otro tipo de descuento u otros impuestos) el procedimiento es siempre el mismo.

Para guardar nuestro nuevo modelo sólo tenemos que ir a Guardar como y luego elegir Plantillas de Excel (.xltx). Al hacer esto la próxima vez, yendo a Nuevo, encontraremos una nueva entrada, Personal, que encapsulará nuestras plantillas personalizadas.

Facturas en línea

  • Microsoft Office Online

    No todo el mundo sabe que Microsoft ofrece, gratisUna versión en línea de Word, Excel y PowerPoint, accesible desde aquíque esencialmente son las versiones (casi) completas del software accesibles en línea y con ellas se puede acceder a todos los modelos, por supuesto.
    Para funcionar, la suite necesita una cuenta de Microsoft (los archivos, de hecho, sólo se guardarán en OneDrive) y una conexión a Internet que funcione.
  • Hojas de cálculo de Google

    Si, por el contrario, Office no te convence, te cuesta utilizar la versión online, o simplemente eres usuario de Chromebook o aprovechas mucho el ecosistema de Google, Hojas es la opción ideal.
    De hecho, desde hace años, Google ofrece su suite ofimática totalmente gratis Docs, utilizable a través de Internet, y en él, por supuesto, encontramos un editor de hojas de cálculo, HojasEl equivalente a Excel en el mundo de la Gran G.

    Esencialmente Sheets es muy similar a Excel pero, desafortunadamente, no tiene un “almacén” de temas, al menos de forma nativa. Para sortear este problema, de hecho, nos limitaremos a descargar una pequeña extensión que no se instalará en nuestro navegador sino directamente en Sheets, con lo que no se crean problemas de incompatibilidad ni de rendimiento del navegador. La extensión que nos interesa se llama Galería de plantillas y para descargarlo tendremos que ir a Complementos > Instalar complementos. Galería de plantillas.

Facturas en el teléfono móvil y la tablet

Excel también está disponible en dispositivos móviles. Gratis para dispositivos de hasta 10,1 pulgadasMicrosoft Office está disponible en iOS, Android y, por supuesto, en Windows Phone.
Obviamente, Office es un ecosistema completo, por lo que todas las plantillas que encontrarás en la versión de escritorio también estará presente para las versiones móviles. Las aplicaciones tienen algunas limitaciones en comparación con la versión estándar, pero serán suficientes para completar y editar correctamente sus facturas.
El procedimiento es siempre el mismo: en la primera pantalla tendremos una lista de archivos recientes y dos opciones, “Abrir” y “Nuevo”. Ir a Nuevo una secuencia de plantillasdesde la plantilla estándar hasta plantillas más complejas, entre las que se encuentran las facturas.

Sin embargo, Office no es la única suite que puede utilizarse en dispositivos móviles. De hecho, son muchas las alternativas disponibles entre las que destacan especialmente Oficina WPS y Oficina Polaris que son las suites gratuitas más completas y apreciadas por los usuarios.
La desventaja es que ambas aplicaciones, que disponen de edición y creación de hojas de cálculo, no tienen un gran almacén de plantillas a disposición de los usuarios y, lo que es más importante, no tienen, no hay plantillas específicas para crear facturas. Por lo tanto, si realmente necesita utilizar estas aplicaciones, es aconsejable partir de algunas plantillas ya formateadas y luego modificar algunos campos o crear una plantilla completamente desde cero.

LibreOffice

Si, por el contrario, no puedes (o no quieres) utilizar MS Office, no puedes tener siempre una conexión a Internet para utilizar las versiones online, o tienes una distro de Linux, lo más probable es que conozcas LibreOfficeLibreOffice es quizás la suite ofimática más completa después de la de Microsoft.
A lo largo de los años, gracias a los proyectos abiertos (en primer lugar OpenOffice, el proyecto del que nació LibreOffice), la compatibilidad con los formatos nativos de Excel ha aumentado tanto que LibreOffice puede abrir y editar archivos de Excel correctamente, incluyendo el plantillas. Esto no quiere decir, sin embargo, que la suite Open no tenga un almacén de plantillas, sino todo lo contrario.
Conectar en sitio web oficialDe hecho, podemos notar cuántas plantillas personalizadas están disponibles para los usuarios y entre ellos, por supuesto, están algunos tipos de factura.

Para rellenar una factura, tendrá que ir a una página de plantillas (ejemplo) e iniciar la descarga del archivo (normalmente se encuentra junto a una flecha verde, otras veces en una tabla con varias entradas relativas a las distintas versiones). En este punto sólo tienes que abrir el archivo con Calc y empezar a editar los campos como quieras.
LibreOffice es un proyecto mundialmente conocido que, sin embargo, no cuenta con el mismo apoyo y los mismos desarrolladores que Microsoft Office. Por lo tanto, habrá muchas plantillas disponibles están en inglés.