Cómo crear una conferencia programada en Zoom

Zoom es un servicio a través del cual las personas pueden celebrar y participar en conferencias online. Apareció en 2011, pero es en los últimos meses cuando ha visto un aumento espectacular de usuarios. Gran parte de la popularidad de este servicio se debe a su avanzada funcionalidad, que no sólo permite hacer llamadas, sino también programar una conferencia de Zoom con antelación.

Cómo hacer una conferencia programada en Zoom

Todos los ajustes de programación, excepto los restringidos a los miembros del grupo por el administrador, son gestionados por el organizador de la llamada. Puedes programar una conferencia en Zoom e invitar a los participantes de varias maneras:

• En el cliente de un ordenador personal;
• en la aplicación móvil de un teléfono móvil.

Antes de organizar una conferencia en Zoom, debes leer las instrucciones paso a paso que describen cómo hacerlo correctamente.

En el ordenador

Para programar una llamada en tu ordenador, abre el cliente Zoom, accede a tu cuenta y haz clic en el icono «Programar». Aparece una ventana en la pantalla en la que puedes establecer los ajustes de la llamada:

• Asunto. Introduce el nombre o el tema de la conferencia que se va a celebrar.
• Comienza. Aquí debes establecer la hora de inicio de la llamada. Si es necesario, el organizador puede llamar antes de lo previsto.
• Duración. Especifica la duración de la llamada. Este parámetro sólo es necesario para una planificación aproximada. La videoconferencia no terminará una vez transcurrido el tiempo establecido.
• Zona horaria. Por defecto, se utiliza la zona horaria del ordenador del organizador de la llamada. Se puede cambiar a una zona horaria diferente si se desea.
• Vídeo. Aquí el usuario elige si quiere llamar en nombre del organizador o del participante.
• El sonido. Selecciona el método de transmisión de audio para los participantes en la conferencia. Puedes activar «Teléfono», «Ordenador» o utilizar las dos opciones.
• Calendario. Esta opción te permite seleccionar el servicio de calendario al que se añadirá la conferencia. El usuario puede utilizar Outlook y Google Calendar.

Para terminar la programación y guardar los cambios de los parámetros, haz clic en el botón «Programar».

Importante: Si se va a celebrar otra conferencia en un futuro próximo, debes fijar una fecha en el servicio de calendario con antelación.

Por teléfono

Algunos usuarios hacen llamadas en Zoom desde su teléfono. Para crear y preprogramar una conferencia en un teléfono móvil, tienes que abrir la aplicación, entrar en ella y seleccionar «Programar». Después, tienes que configurar varios ajustes de la conferencia:

• Identificador del conjunto. Este parámetro se utiliza si quieres dar a la conferencia un nombre único. Si no se establece manualmente, se generará automáticamente.
• La contraseña. Puedes crear una videoconferencia sin contraseña. Para evitar que personas no autorizadas se conecten, es mejor pensar en un código único de antemano y enviarlo a los participantes.
• Organizadores alternativos. Esto selecciona a los usuarios que pueden iniciar la conferencia en ausencia de un administrador.
• Graba la llamada. Si la casilla está seleccionada, la videoconferencia se graba automáticamente.
• La fecha. Se fija la hora exacta de inicio de la llamada.
• Añadir al calendario. Aquí puedes hacer un recordatorio de la conferencia en el calendario del teléfono móvil.

Cuando hayas configurado todos los ajustes, debes hacer clic en el botón «Hecho».

Cómo invitar a los participantes a una conferencia programada

Invitar a la gente puede hacerse desde un portátil, un PC o un teléfono móvil. La mayoría de las veces se hace a través de contactos. Paso a paso, el proceso de invitación es así:

1. Abre Zoom y ve a la pestaña «Invitar contactos».
2. En la ventana que se abre, tienes que seleccionar personas. Sólo tienes que hacer clic en el nombre del usuario. Si es necesario, se puede seleccionar más de una persona a la vez. Hay que marcar sus nombres.
3. Haz clic en el botón «Invitar».

Hay otras formas de añadir personas a la conferencia. Por ejemplo, puedes hacerlo mediante el correo electrónico. Una invitación por correo electrónico consta de varios pasos secuenciales:

1. Ve a Zoom y selecciona la pestaña «Invitar por correo electrónico».
2. Selecciona el método de invitación. Esta opción te permite utilizar el correo electrónico que está instalado por defecto en tu PC. Si no está disponible, utiliza Gmail o Yahoo Mail.
3. Añade destinatarios a un correo electrónico y envíalo.

¡Información adicional! Si los usuarios no pueden conectarse a la convocatoria mediante invitaciones, puedes simplemente enviarles un enlace directo a la conferencia.

Cuántas conferencias se pueden programar

Los desarrolladores de Zoom no limitan a los usuarios el número de conferencias que pueden programar. Las llamadas se pueden programar en cualquier día de la semana, si es necesario. El servicio también ofrece la opción de utilizar el mismo enlace para todas las conferencias futuras. Para ello, el organizador tiene que entrar en la aplicación y realizar los siguientes pasos:

1. Ve a la pestaña «Nueva conferencia».
2. Marca la casilla junto a «Usar identificador».
3. Copia el enlace de la invitación y envíalo a los demás participantes.

Cómo cancelar y eliminar una conferencia programada

Hay veces que una llamada falla y tienes que cancelar y eliminar una conferencia programada en Zoom. Los detalles del borrado dependen en gran medida del dispositivo en el que se utiliza el software.

Ordenador personal

Muchos usuarios utilizan Zoom en ordenadores y portátiles. El procedimiento para cancelar una conferencia en estos dispositivos es el siguiente:

1. Abre la pestaña «Conferencias».
2. Selecciona una reunión preprogramada.
3. Haz clic en «Eliminar» y selecciona «Sí» en la ventana que aparece.

La conferencia se cancelará una vez completados los pasos anteriores.

Teléfono inteligente

El procedimiento de eliminación en la aplicación móvil gratuita es prácticamente el mismo que en la aplicación para ordenadores personales. Para cancelar una llamada programada, sigue esta secuencia:

1. Ve a la sección «Conferencias».
2. Pulsa sobre la llamada que quieres cancelar.
3. Toca en «Eliminar conferencia».

Más información También puedes cancelar la llamada en el sitio web oficial de Zuma. Tienes que entrar en tu perfil e ir a la configuración de la conferencia.

Problemas para crear una conferencia con antelación

Los usuarios a veces encuentran problemas al programar reuniones online en Zuma. Entre las más comunes están las siguientes:

• No se pueden añadir participantes. Esto ocurre con mayor frecuencia cuando se utiliza la aplicación móvil. Merece la pena intentar añadir usuarios a través de la aplicación para PC.
• No se añade un evento al calendario. El problema es común cuando se utiliza Outlook.
• El identificador personal de la conferencia no se está configurando. El problema se produce por el uso de caracteres cirílicos.

Zoom es una aplicación que permite a los usuarios programar previamente videoconferencias. Esto es muy conveniente, porque permite a los usuarios notificar a todos los participantes por adelantado cuando se va a celebrar una reunión online.