Cómo establecer una contraseña en un documento de Word y Excel

Si necesita proteger un documento para que no sea leído por terceros, estas instrucciones proporcionan detalles sobre cómo puede poner una contraseña en un archivo de Word (doc, docx) o Excel (xls, xlsx) con las funciones de seguridad de documentos integradas de Microsoft Office.

Por separado, las formas de establecer una contraseña para abrir un documento para las últimas versiones de Office (utilizando Word 2016, 2013, 2010 como ejemplo. Los mismos pasos serán para Excel), así como para las versiones anteriores de Word y Excel 2007, 2003. Además, para cada una de las opciones, se muestra cómo eliminar la contraseña previamente establecida en el documento (siempre que la conozca, pero ya no la necesite).

Cómo establecer una contraseña en un archivo de Word y Excel 2016, 2013 y 2010

Para establecer una contraseña en un archivo de documento de Office (prohibiendo su apertura y, por tanto, su edición), abra el documento que desea proteger en Word o Excel.

A continuación, seleccione “Archivo” – “Detalles” en la barra de menú del programa, donde, dependiendo del tipo de documento, verá “Proteger documento” (en Word) o “Proteger libro” (en Excel).

Haga clic en este elemento y seleccione la opción de menú “Cifrar con contraseña”, luego introduzca y confirme la contraseña introducida.

Hecho esto, sólo queda guardar el documento y la próxima vez que abras Office, te pedirá que introduzcas la contraseña para hacerlo.

Para eliminar la contraseña del documento establecida de este modo, abra el archivo, introduzca la contraseña para abrirlo y, a continuación, vaya a Archivo – Detalles – Proteger documento – Cifrar con contraseña, pero esta vez introduzca una contraseña vacía (es decir, borre el contenido del campo de la contraseña). Guarda el documento.

Advertencia: Los archivos encriptados en Office 365, 2013 y 2016 no se abren en Office 2007 (y posiblemente 2010, no hay forma de comprobarlo).

Proteger con contraseña un documento en Office 2007

En Word 2007 (así como en otras aplicaciones de Office), se puede poner una contraseña a un documento a través del menú principal del programa, haciendo clic en el botón redondo con el logotipo de Office y seleccionando luego Preparar – Cifrar documento.

El establecimiento de la contraseña en el archivo, así como su eliminación, se hace de la misma manera que en las nuevas versiones de Office (para eliminar – sólo tiene que eliminar la contraseña, aplicar los cambios y guardar el documento en el mismo elemento de menú).

Contraseña para el documento de Word 2003 (y otros documentos de Office 2003)

Para establecer una contraseña en los documentos de Word y Excel que se editan en Office 2003, seleccione Herramientas – Opciones en el menú principal del programa.

A continuación, vaya a la pestaña “Seguridad” y establezca las contraseñas necesarias -para abrir el archivo o, si quiere permitir la apertura pero prohibir la edición- la contraseña de permiso de escritura.

Aplique la configuración, confirme la contraseña y guarde el documento, en el futuro requerirá una contraseña para abrirlo o editarlo.

¿Se puede descifrar la contraseña de un documento establecido de esta manera? Es posible, pero para las versiones modernas de Office, cuando se utilizan los formatos docx y xlsx y una contraseña compleja (8 o más caracteres, no sólo letras y números), es muy problemático (porque en este caso la tarea se hace por fuerza bruta, lo que en ordenadores normales lleva mucho tiempo, contando hasta 24 horas).