Configurar una respuesta automática en Outlook

Para mayor comodidad, el cliente de correo Outlook ofrece a sus usuarios la posibilidad de responder automáticamente a los mensajes entrantes. Esto puede simplificar en gran medida el manejo del correo cuando se quiere responder a los mensajes entrantes de la misma manera. Además, la respuesta automática puede configurarse tanto para todos los mensajes entrantes como de forma selectiva.

Si te encuentras con un problema similar, este tutorial te ayudará a simplificar el manejo del correo electrónico.

Por lo tanto, para configurar la respuesta automática en outlook 2010 tendrá que crear una plantilla y luego configurar una regla correspondiente.

Creación de una plantilla para la respuesta automática

Empecemos por el principio preparando una plantilla para el correo electrónico que se enviará a los destinatarios como respuesta.

En primer lugar, vamos a crear un nuevo mensaje. Para ello, en la pestaña «Inicio», haz clic en el botón «Crear mensaje».

Aquí tienes que introducir el texto y darle formato si es necesario. Este texto se utilizará en su mensaje de respuesta.

Ahora que has terminado con el texto, ve al menú Archivo y allí selecciona el comando «Guardar como».

En la ventana Guardar elemento, seleccione «Plantilla de Outlook» en la lista «Tipo de archivo» e introduzca el nombre de nuestra plantilla. Ahora confirme el guardado haciendo clic en el botón «Guardar». Ahora se puede cerrar la nueva ventana de mensajes.

Esto completa la creación de la plantilla para la respuesta automática y puede pasar a configurar la regla.

Creación de una regla de respuesta automática a los mensajes entrantes

Para crear rápidamente una nueva regla, debe ir a la pestaña Principal de la ventana principal de Outlook y, en el grupo Mover, hacer clic en el botón «Reglas» y, a continuación, seleccionar «Gestionar reglas y alertas».

Aquí hacemos clic en «Nuevo…» y vamos al Asistente para nuevas reglas.

En «Empezar con una regla vacía», hacemos clic en «Aplicar regla a los mensajes que he recibido» y pasamos a la siguiente acción haciendo clic en «Siguiente».

En este paso, por regla general, no es necesario seleccionar ninguna condición. Sin embargo, si no necesita configurar una respuesta a todos los mensajes entrantes, puede seleccionar las condiciones necesarias marcando las casillas de verificación.

A continuación, pase al siguiente paso haciendo clic en el botón correspondiente.

Si no selecciona ninguna condición, Outlook presentará un aviso de que la regla configurada se aplicará a todos los correos entrantes. En el caso de que necesitemos hacerlo, validaremos pulsando en Sí o pulsaremos en No y estableceremos las condiciones.

En este paso, seleccionamos la acción con el mensaje. Como estamos configurando la respuesta automática a los mensajes entrantes, marcamos la casilla «Responder usando la plantilla especificada».

En la parte inferior de la ventana, tenemos que seleccionar la plantilla deseada. Para ello, haga clic en el enlace «Plantilla especificada» y vaya a la selección de la propia plantilla.

Si en la fase de creación de la plantilla de mensajes no cambió la ruta y dejó todo por defecto, en esta ventana basta con elegir «Plantillas en el sistema de archivos» y la plantilla creada aparecerá en la lista. De lo contrario, es necesario hacer clic en el botón «Examinar» y abrir la carpeta en la que guardó el archivo con la plantilla de mensajes.

Si la acción deseada está marcada y el archivo de plantilla está seleccionado, puede pasar al siguiente paso.

Aquí se pueden configurar las excepciones. Es decir, aquellos casos en los que la respuesta automática no funciona. Si es necesario, seleccione las condiciones necesarias y configúrelas. Si no hay excepciones en su regla de respuesta automática, proceda al último paso haciendo clic en «Siguiente».

En realidad, aquí ya no es necesario ajustar nada, por lo que en seguida se puede pulsar el botón «Finalizar».

Ahora, dependiendo de las condiciones y excepciones configuradas, Outlook enviará su plantilla en respuesta a los correos electrónicos entrantes. Sin embargo, el Asistente de Reglas sólo proporciona una respuesta automática única a cada destinatario durante una sesión.

Es decir, en cuanto se inicia Outlook, la sesión también se inicia. Termina cuando se sale del programa. Por lo tanto, mientras Outlook esté funcionando no se podrá responder a los destinatarios que hayan enviado varios mensajes. Durante la sesión, Outlook mantiene una lista de usuarios a los que ha enviado una respuesta automática, lo que ayuda a evitar el reenvío. Sin embargo, si cierra Outlook y vuelve a entrar en él, la lista se descarta.

Para desactivar la respuesta automática a los mensajes entrantes, basta con desmarcar la regla de respuesta automática en la ventana de gestión de reglas y alertas.

Puede utilizar estas instrucciones para configurar la respuesta automática en Outlook 2013 y versiones posteriores.

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