Creación de una lista desplegable en Google Table

Creación de una lista desplegable en Google Table

Opción 1: Sitio web

Existen al menos dos formas principales de implementar una lista desplegable dentro de un documento en el sitio web oficial de Google Tables, cada una de las cuales difiere en términos de apariencia y configuración disponible. Al mismo tiempo, las dos soluciones presentadas pueden combinarse entre sí según sea necesario, por ejemplo, ocultando filas enteras de listas y otros elementos.

Sitio web oficial de Google Tables

Método 1: Configuración de la validación de datos

Puede añadir una lista desplegable para una celda específica de una tabla utilizando la función Función «Comprobar datos»Esto permitirá a cada usuario seleccionar un valor específico del valor establecido. Es importante tener en cuenta aquí que, por defecto, la celda debe estar vacía o contener uno de los valores requeridos, ya que de lo contrario se mostrará un error indicando datos incorrectos.

  1. Abra un documento preparado de antemano en el sitio web del servicio en cuestión y seleccione la celda que desea convertir en una lista desplegable, incluyendo filas y columnas combinadas con un formato específico. A continuación, amplíe el menú «Datos». en la barra superior y seleccione «Configurar la validación de datos»..

    También puede hacer clic con el botón derecho del ratón en la celda deseada, pasar el cursor por encima de «Mostrar otras acciones en la celda» y de forma similar seleccionar «Configurar la validación de datos». Independientemente de la opción, debería aparecer una ventana emergente con parámetros adicionales.

  2. Dentro del bloque. «Rango de celdas» puedes asegurarte de que la lista se crea en el lugar correcto, y hacer cambios si es necesario. La forma más sencilla de editar los datos es utilizar la función «Seleccionar rango de datos» en la parte derecha del cuadro de texto.
  3. Para añadir nuevos valores, amplíe el menú desplegable de la categoría «Reglas» y seleccione uno de los dos primeros elementos, ya sea «Valor fuera de rango». o «Valor de una lista». Cada opción difiere únicamente en la forma de rellenarla, mientras que no habrá diferencias en cuanto a la interacción.

    Si ha seleccionado «Valor fuera de rango»En el cuadro de texto adyacente, especifique el rango de celdas del que se copiará la información como elementos individuales. Si se borran o editan los datos de las celdas seleccionadas, esto afectará al contenido de la lista desplegable en consecuencia.

    Alternativa «Valor de una lista» puede considerarse en cierto modo más conveniente, ya que los elementos se enumeran separados por comas en el cuadro de texto adyacente sin restricciones visibles. Por supuesto, esto es más relevante para una tabla que no se planea editar en el futuro.

  4. Cuando haya terminado de editar, puede marcar o desmarcar «Mostrar lista desplegable en la celda»para mostrar u ocultar la flecha a la derecha de la columna. A continuación, utilice el botón «Guardar». para aplicar los cambios y completar el trabajo.
  5. Si todo se ha hecho correctamente, la lista se puede abrir con la flecha mencionada y marcada o haciendo doble clic en el bloque. El valor seleccionado desde aquí se guardará automáticamente en una copia de la tabla para el usuario específico.

Método 2: Ocultar varias filas

Otra forma de crear una lista desplegable es ocultar varias filas, lamentablemente sin ninguna configuración adicional. Esta solución será relevante si sólo quiere ocultar un grupo específico, incluyendo los que contienen datos de la primera sección de las instrucciones.

  1. Para crear una lista desplegable completa ocultando filas específicas, primero debe crear un grupo. Para ello, seleccione las filas enteras deseadas en la columna de la izquierda de forma similar a la captura de pantalla, haga clic con el botón derecho del ratón en la misma zona, amplíe «Mostrar otras acciones de la fila». y seleccione «Filas de grupo»..

    Después de seleccionar los objetos deseados, se puede realizar una acción idéntica con el elemento «Grupo». en la categoría «Grupo». en el menú «Ver». en la barra superior del editor o utilice la tecla especial de acceso directo «ALT+SHIFT+flecha derecha». Esto puede ser más conveniente que la primera solución, ya que la captura y ocultación de líneas se realiza automáticamente.

  2. Esto da lugar a otra columna en la parte izquierda de la pantalla con la opción de mostrar u ocultar un grupo específico de elementos haciendo clic en «+» o «-«. La primera línea de la lista está siempre por debajo o por encima de la primera línea.
  3. Si no le gusta la posición del botón de ocultar o mostrar, se puede cambiar con la función correspondiente pulsando el PCM en ese icono. Lo mismo ocurre con la eliminación de un grupo, que no dañará el contenido de ninguna manera, y con el procesamiento de todas las filas agrupadas a la vez dentro de un documento.

Opción 2: Aplicación móvil

Al igual que en el sitio web, el cliente oficial para móviles de Google Spreadsheets puede utilizarse para crear listas desplegables de dos maneras, en función de los requisitos del resultado. Sin embargo, esta opción sólo está disponible actualmente en la aplicación para Android, mientras que la versión para iOS es algo más limitada en cuanto a funciones, por lo que en un iPhone tendrás que utilizar el servicio comentado anteriormente.

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Método 1: Configuración de la validación de datos

Para realizar la tarea, abra la tabla de Google deseada y prepare una plantilla con celdas libres o un valor que luego se incluirá en la lista desplegable. No entraremos en detalles sobre el formato, ya que este tema merece sus propias instrucciones.

  1. Una vez que domine la creación o apertura de un documento en la aplicación de servicios, seleccione una o varias celdas para crear una lista y amplíe el menú principal en la esquina superior derecha haciendo clic en el botón con tres puntos verticales. Aquí, a su vez, seleccione una categoría «Validación de datos». y lo primero que hay que hacer es editar el contenido dentro del bloque «Rango de celdas».
  2. Los valores por defecto especificados se refieren al número de hoja dentro del documento y a las celdas que tienen coordenadas numéricas y alfabéticas. Para evitar problemas con esto, es más fácil tocar la celda de antemano, como se mencionó anteriormente, y entonces los valores requeridos se establecerán automáticamente.
  3. Los propios valores pueden editarse en «Criterios».seleccionando «Valor de la lista». o «Valor fuera de rango». Dependiendo de la opción, el proceso de añadir elementos es muy diferente.

    Si ha instalado «Valor de la lista»pulse el botón para añadir nuevos elementos en el campo inferior «+»Introduzca el juego de caracteres deseado y utilice el icono de la marca de verificación para guardar. Haga lo mismo con todos los demás elementos y, cuando termine, pulse el botón de la barra superior «Guardar»..

    Al seleccionar «Valores fuera de rango» es necesario especificar referencias absolutas a otras celdas del documento en el cuadro de texto, cuya sintaxis se ofrece como ejemplo en el bloque «Consejo» y en nuestra captura de pantalla. Esta no es la única solución, se pueden utilizar fórmulas más complicadas, que no consideraremos en este manual.

  4. Sea cual sea la opción elegida, el resultado será una tabla que se puede abrir con un solo toque en la flecha de la zona de la celda de la derecha o con un doble toque. También puede mostrar u ocultar la flecha mediante la opción Opción «Mostrar lista desplegable en la celda» en la configuración de la validación de datos.
  5. También puede editar o eliminar elementos en la misma sección «Validación de datos» utilizando los botones correspondientes. También es importante tener en cuenta que en el caso de «Valores fuera de rango» Los datos de una lista pueden desaparecer o cambiar automáticamente si se han realizado las ediciones correspondientes en una o más celdas vinculadas.

Método 2: Ocultar varias filas

Para crear una lista agrupando y ocultando filas, tendrás, de nuevo, que utilizar la aplicación oficial de Android del servicio, mientras que en iOS las opciones necesarias no están disponibles.

  1. En la columna de la izquierda, seleccione la primera fila que desee, extienda el marco sobre varias filas utilizando el rectángulo azul y pulse uno de los números hasta que aparezca un menú emergente.
  2. Dentro del bloque marcado, pulse el botón con tres puntos verticales y seleccione en el menú presentado «Grupo». especificando el rango exacto de filas. Si se hace correctamente, aparecerá un nuevo botón en la columna de la izquierda para manejar el grupo.
  3. Los elementos de la lista pueden ocultarse con el botón «-«, mientras que una nueva visualización se realiza pulsando «+». Alternativamente, puede pulsar el botón durante unos segundos y mover el icono hacia la parte superior o inferior, según sea necesario.
  4. Puede eliminar un grupo, pero conservar los datos de la lista, volviendo a seleccionarlo, abriendo el menú con una pulsación larga y seleccionando la opción «Desagrupar». También hay que tener en cuenta, como se ve en nuestros ejemplos, que un grupo puede incluir las listas completas de la sección anterior de las instrucciones.

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