Creación de una tabla de Google compartida

Creación de una tabla de Google compartida

Opción 1: Sitio web

Por defecto, no se pueden crear hojas de cálculo de Google compartidas en el sitio web en cuestión, ya que esta opción se cambia manualmente para cada plantilla existente. Los ajustes necesarios están disponibles sin ninguna restricción, pero sólo dentro de sus propios documentos, mientras que otros sólo pueden ser editados de esta manera por el propietario.

Sitio web oficial de Google Tables

  1. Para compartir una tabla, primero debe abrir o crear un nuevo documento pulsando «+» o un bloque específico en la página de inicio del sitio web como se describe en otra instrucción. A continuación, realice los cambios necesarios si ha creado una nueva hoja y podrá pasar al siguiente paso.

    Más información: Cómo abrir una hoja de cálculo de Google en el ordenador

  2. Desde la página de inicio del documento creado y abierto, en el panel superior, despliegue el menú «Archivo». y seleccione el elemento «Acceso abierto». en la sección del mismo nombre. También puede abrir una ventana similar pulsando el botón marcado «Ajustes de acceso». en la parte derecha de la barra superior.
  3. Haga clic con el botón izquierdo del ratón en la zona inferior de la ventana emergente y amplíe la lista desplegable «Acceso restringido». Aquí debes establecer el parámetro «Disponible para los usuarios que tienen un enlace», proporcionando ajustes adicionales.
  4. Para cambiar los derechos de los usuarios para leer y editar un documento dentro de la misma área emergente, puede ampliar la lista de «Lector». y seleccione uno de los valores presentados a su discreción. Elija con precaución aquí, porque un usuario con derechos «Editor». puede cambiar el contenido y los parámetros del documento original sin ninguna restricción.
  5. Si no está satisfecho con la opción de enlace público, puede ampliar la ventana «Conceder acceso a usuarios y grupos»En el campo de texto separado por comas, introduzca las direcciones de correo electrónico de todas las personas a las que se concederá acceso y establezca el nivel de permiso. Así, tras el envío de la invitación, cada persona recibirá un correo electrónico con la posibilidad de navegar, ver y modificar el contenido de la tabla.
  6. También puede abrir una sección «Acceso abierto». en el menú «Archivo». en la barra superior de servicios y seleccione «Publicar en línea».. Después de pulsar el botón «Publicar». en una ventana emergente, se mostrará un enlace permanente que permitirá integrar la tabla en un sitio web externo y leer el contenido por cada usuario que haga clic.
  7. Tenga en cuenta que, si bien la compartición de enlaces puede anularse sin ningún problema a través de la misma ventana de configuración de la tabla, no existirá dicha opción cuando se publique en Internet. La única solución sería entonces mover los datos a otra hoja y eliminar el documento junto con todos los enlaces asociados.

Opción 2: Aplicación móvil

En los dispositivos móviles, puedes proporcionar acceso a la hoja de cálculo de Google de forma similar a través de la configuración del documento tras su creación o apertura. En este caso, las instrucciones serán totalmente pertinentes para todas las plataformas compatibles, tanto en términos de características como de diseño visual.

Descargar Google Spreadsheet desde Google Play Store
Descargar Google Spreadsheets en el App Store

  1. Debido a que la configuración de compartición sólo puede cambiarse para un documento previamente creado y abierto, esto debe hacerse en la página de inicio de la aplicación oficial. Realice el trabajo preparatorio, incluida la disposición de la tabla, siguiendo las instrucciones separadas en nuestro sitio web, y sólo entonces proceda al siguiente paso.

    Leer más: Cómo abrir una hoja de cálculo de Google en el teléfono

  2. Una vez que haya resuelto cómo preparar y abrir la hoja de datos, en la parte derecha de la barra superior, pulse el botón con los tres puntos verticales, abra la categoría «Acceso y exportación». y seleccione «Conceder acceso».. También puede tocar el icono del usuario con «+»para abrir los ajustes sin pasar por el menú principal.
  3. En la página «Compartir» lo primero que puede hacer es compartir un documento con determinados usuarios por su nombre o dirección de correo electrónico. Para ello, pulse el bloque «Especificar un usuario o grupo» e introduzca las iniciales requeridas de uno o varios destinatarios.
  4. Una vez introducidos los datos para invitar a los usuarios, aparecerá una lista desplegable debajo del campo especificado, a través de la cual puede y debe seleccionar uno de los tres niveles de permiso «Lector». a «Editor».. Aunque el estado se asignará automáticamente a las personas de la lista tras el envío de un mensaje con la consiguiente confirmación, esto puede corregirse fácilmente en el futuro a través de la configuración del documento.

    Además, tenga en cuenta que si no quiere enviar correos electrónicos y notificaciones, limitándose a facilitar el acceso a la mesa, puede ampliar el menú de tres puntos de la esquina superior derecha de la pantalla y utilizar la opción «Omitir el envío de notificaciones».. Esto permitirá el acceso, pero el usuario sólo se enterará cuando visite su cuenta personal.

  5. Otra forma de compartir un documento es recibir y enviar un enlace directo a la tabla, que concederá los mismos derechos a cada destinatario. Para realizar esta tarea, vaya de nuevo a la página «Compartir». y pulse el botón marcado en la parte inferior de la pantalla.
  6. Dentro del bloque «Configuración de enlaces» tocar el elemento «Acceso restringido» y en la página que se muestra, establece el valor de «Todo el mundo con un enlace».. Después de esto es obligatorio ampliar la lista de niños «Lector». y seleccione uno de los tres elementos en función de los derechos que desee conceder a otros usuarios.
  7. Puede conseguir que el propio enlace se envíe a las personas adecuadas en «Control de acceso».tocando el icono de la derecha de la barra superior. Tenga en cuenta que la dirección no cambia de un usuario a otro, por lo que el acceso puede ser fácilmente obtenido por personas no autorizadas.
  8. No puedes cambiar la dirección de un documento o bloquear el acceso a un usuario específico, así que no concedas acceso a documentos importantes innecesariamente. Sin embargo, todavía es posible restringir la visualización, pero sólo al mismo tiempo para todos los lectores de una determinada hoja de cálculo de Google.

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