Crear y trabajar con tablas cruzadas en las hojas de cálculo de Google

Preparar una hoja de cálculo

Actualmente, la creación de una hoja de cálculo sólo es posible en la versión de escritorio de Google Spreadsheets mediante la función correspondiente, mientras que la aplicación móvil en las diferentes plataformas no contiene las herramientas necesarias. A lo largo del proceso, repasaremos en detalle cada uno de los elementos de configuración disponibles, pero no nos centraremos en la tabla y los datos, que deben prepararse de antemano.

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1. 1. Una vez terminada la preparación anterior de la hoja con los datos que desea combinar para resumir y separar los totales por determinados atributos, en el panel superior del servicio, abra la sección «Insertar». y utilizar la función «Crear tabla resumen».. Por defecto, sólo hay dos opciones disponibles aquí, que se encargan de seleccionar los valores y la ubicación de la propia tabla cruzada.
   2. Dentro de una categoría. «Rango de datos». debe especificar el rango de celdas con los datos deseados en el formato familiar para las Hojas de Cálculo de Google, como se muestra en el ejemplo que aparece aquí. En este caso, si inicialmente marcó las celdas y sólo después utilizó la función considerada, el campo de texto se rellenará automáticamente.Además de especificar las coordenadas automáticamente y por usted mismo, también puede utilizar el botón «Seleccionar rango de celdas» en la parte derecha del bloque y seleccione los elementos necesarios en este modo. Además, en algunos casos, el servicio ofrece recomendaciones de muestreo en función de si la tabla está poblada con determinados valores.
   3. Haga clic en el botón «OK». en la parte inferior de la ventana emergente para completar la selección del rango de celdas y volver a la página de inicio. Después, dentro de la categoría «Insertar en». seleccione una de las dos opciones, ya sea «Nueva hoja». o «Hoja existente» a su discreción.Opción estándar «New Leaf». creará automáticamente una nueva hoja específicamente para acomodar la tabla de resumen, lo que puede ser útil si no tenía previsto publicar información en la misma página. No puede modificar los parámetros de la nueva hoja mientras se está creando, pero sí puede hacerlo inmediatamente después de haberla movido.

      Al seleccionar «Hoja existente» dentro de la ventana «Nuevo cuadro resumen» aparecerá un cuadro de texto adicional, dentro del cual puede especificar manualmente o mediante el modo de selección la ubicación deseada. Esto se aplica no sólo a la hoja actual, sino también a cualquier otra hoja, utilizando el conocido panel en la parte inferior del sitio para cambiar entre ellas.

Cuando haya terminado con los preparativos, en la ventana principal pulse el botón «Crear».para ir a los parámetros adicionales. No se preocupe por la selección inicial del rango, esto se puede cambiar fácilmente en el futuro a través del editor de resumen.

Trabajar con la tabla cruzada

Lo más difícil es ajustar la hoja resumen para que los datos aparezcan correctamente en las celdas de la hoja inicial seleccionada. Tenga en cuenta que muchos problemas con la apariencia de los elementos pueden evitarse en el futuro si el diseño del documento no se modifica, aparte de la anchura y la altura de las celdas.

Ver recomendaciones

1. 1. Coloca el puntero en la celda de inicio de la tabla resumen independientemente de su ubicación y anota inmediatamente el «Editor de tablas cruzadas» en la parte derecha de la ventana de trabajo. Aquí es importante asegurarse de que se especifica el rango correcto en el cuadro de texto de coordenadas, que puede modificarse posteriormente, por ejemplo, debido a un aumento de los datos brutos.
   2. Un método no siempre disponible, pero también el más rápido para construir una tabla es abrir una lista desplegable «Recomendaciones» y seleccione una de las opciones que se muestran aquí. Para evitar problemas, puede utilizar el icono que aparece junto a los elementos «+» para ver el resultado.

Añadir filas y columnas

1. Si las recomendaciones faltan o son inadecuadas, habrá que configurar la tabla manualmente. Para ello, pulse primero el botón «Añadir». dentro de la categoría «Cuerdas». o «Columnas» en función de los requisitos del resultado y seleccione uno de los valores recurrentes en la ventana emergente.
2. La principal diferencia entre las opciones anteriores está en el diseño, es decir, al seleccionar «Strok». los datos se presentarán como una lista vertical, mientras que «Columnas». horizontal. Esto se muestra más claramente en nuestras capturas de pantalla.
3. Una vez creada la primera columna o fila, se mostrará la entrada correspondiente en la zona del editor, cuya eliminación le permitirá deshacer los cambios realizados sin consecuencias. También aquí puede seleccionar el orden de clasificación mediante listas desplegables y mostrar un campo adicional «Totales»., diseñado para dar salida a la suma de todos los datos de la tabla.

Añadir valores

1. Para asignar un valor a cada parámetro de una columna diferente de la hoja de cálculo de Google, resalte la celda vacía adyacente dentro del documento, despliegue el menú «Añadir» en la categoría «Valores». y seleccione la opción adecuada. Si todo se ha hecho correctamente, la información se mostrará exactamente como se ha mostrado anteriormente.
2. Puede cambiar la forma de calcular los totales de cada celda mediante la lista desplegable «Suma y sigue»donde hay muchas funciones disponibles para elegir. No describiremos cada una de las opciones debido a su gran número, sobre todo porque no es difícil averiguarlas en la ayuda oficial del servicio.
3. Utilizando los parámetros de la columna «Mostrar como» puede seleccionar el estilo de los datos mostrados, ya sean números normales o porcentajes de ciertos valores. Todo depende de sus necesidades en cuanto al resultado.

Filtrado de datos

1. 1. Una subsección restante, pero bastante importante «Filtros». le permite ocultar ciertos datos de la tabla de resumen que pueden haber llegado allí debido al formato del documento original. Aquí tienes que pulsar el botón Botón «Añadir». y seleccionar el mismo parámetro que se especificó originalmente a través de la ventana emergente, mientras que puede haber dificultades con los valores.
   2. Haga clic con el botón izquierdo del ratón en la lista «Estado».en modo estándar, desmarque los datos que no deben estar en la tabla y pulse «OK». Esto actualizará todas las filas y columnas del documento al instante.
   3. Como extensión puede utilizar la lista de la categoría «Filtrar por condición»si la cantidad de datos no deseados no le permite encontrar y desactivar rápidamente los parámetros necesarios. También está disponible una búsqueda de texto normal.

La tabla resultante se actualizará automáticamente si la información previamente copiada cambia, así como el acceso a los ajustes. Además, también será posible consultar los datos a través de la app móvil, aunque sin posibilidad de modificación.