Google Docs, o cómo trabajar con Word, Excel y PowerPoint gratis sin instalar Microsoft Office

Google Docs, o cómo trabajar con Word, Excel y PowerPoint gratis sin instalar Microsoft Office

Word, y el paquete de Microsoft Office en general, solía ser una palabra de moda para todos los procesadores de texto que existían con más funcionalidad que el bloc de notas estándar. Pero a medida que la industria digital fue evolucionando, quedó claro que el ciudadano medio sólo utiliza una parte del paquete Office, lo que dio lugar a una gran cantidad de alternativas, cada una con sus propias ventajas y desventajas.

Así llegó iWork de Apple (Pages, Numbers, Keynote), disponible completamente gratis en icloud.com y OpenOffice y LibreOffice gratuitos, y herramientas muy especializadas para periodistas como Ulysses, Byword, iA Writer, etc. Pero, en su mayoría, todas tienen algo en común: la existencia de una aplicación como tal. La siguiente etapa de desarrollo, en la que hemos entrado hace tiempo, es la tecnología de la nube. Y en esta dirección ya existe un servicio muy bien probado, Google Docs, en el que nos centraremos en esta revisión.

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¿Qué es Google Docs?

Google Docs – es una suite ofimática tan completa como Microsoft Office, Apple iWork y otras más de la lista. También se basa en un procesador de textos, un procesador de hojas de cálculo y un editor de presentaciones. La principal diferencia es que es gratuito y no hay ninguna parte del programa. Todo el trabajo se realizará exclusivamente dentro del navegador. El almacenamiento en la nube de Google Drive con 15 GB de espacio libre en disco es la base para el almacenamiento de archivos.

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En base a esto, también hay limitaciones en los datos almacenados:

  • 1.020.000 caracteres o 50 MB para documentos de texto;
  • 2.000.000 de celdas – para tablas;
  • 100 MB (unas 400 diapositivas) – para presentaciones;
  • 5 TB – otros archivos.

Estos volúmenes son más que suficientes para satisfacer las necesidades del usuario medio y del pequeño segmento empresarial. No hay que olvidar que cuando se opera con documentos bastante grandes, especialmente cuando la velocidad de conexión a Internet es baja, el trabajo será más lento.

Empezar a utilizar Google Docs es completamente gratuito.

Como ya comprenderás, todos los datos se almacenarán online y eso es genial, porque así podrás acceder a cualquier documento desde cualquier lugar del planeta donde haya internet y algún dispositivo digital (ordenador, tablet o teléfono móvil). No es necesario instalar software adicional, y en el caso de Microsoft Office, de pago. No todo el mundo puede presumir de tener una licencia comprada, pero cuando se trabaja en una empresa es importante. En caso de desconexión, podrá continuar su trabajo y, una vez restablecida la conexión, se actualizarán todos los datos del servidor.

Colaboración en Google Docs

No es necesario preocuparse por la fiabilidad – cada símbolo introducido se envía a la vez en la copia en línea del documento, ya que es causada por la posibilidad de la edición cooperativa de un archivo (por ejemplo, en el paquete iWork Apple sólo ahora ha introducido esta posibilidad y que mientras que en una etapa de prueba beta pública). Todos los cambios se guardan en el historial y siempre se mostrará quién aportó qué y dónde.

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La edición del grupo es de primera clase. Se pueden añadir comentarios, enviar recomendaciones para editar materiales (por ejemplo, si el jefe ha prohibido hacer ediciones), y a cada usuario se le asigna un color diferente.

En cuanto a la compatibilidad, todo está bien aquí. Se admiten todos los formatos de datos ofimáticos habituales:

  • textos: DOC, ODF, RTF, PDF, HTML y ZIP;
  • tablas: XLS, CSV, TXT, ODS, PDF y HTML;
  • presentaciones: PPT, PPS, PDF y TXT.

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¿Con qué tipo de archivos trabaja Google Docs?

En cuanto al conjunto de herramientas, por supuesto que no será tan rico como en la misma oficina de Redmond, pero hay absolutamente todas las funciones más importantes que le permiten crear y editar cómodamente los documentos más complejos. Incluso se permiten las fuentes personalizadas, algo que a muchos les sorprende francamente.

Lo único que me gustaría mencionar es Google Forms. Gracias a ellos puedes crear fácilmente un formulario de encuesta y enviarlo a los suscriptores o colocarlo en tu sitio. Es un servicio muy sencillo y útil, que no tiene análogos entre las suites ofimáticas de la competencia.

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Otras funciones de Google Docs

  • Entrada de voz (disponible sólo para Google Chrome): facilitará la vida a los aficionados al dictado. Hay que reconocer que el reconocimiento de voz es de primera categoría;
  • Marcadores: enlaces interactivos que le envían directamente a la parte correcta del documento sin tener que desplazarse tediosamente por el material;
  • Sustitución automática: acelera el proceso de escritura creando de antemano plantillas con las palabras y frases más utilizadas;
  • Búsqueda del significado de la palabra: gracias a la función «Definir», siempre podrá ver el significado de la palabra y, además, el servicio recogerá sinónimos.
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Google Docs es una suite ofimática online gratuita y multiplataforma que te permite experimentar todas las delicias de la nube con la debida comodidad. Para las personas móviles, el trabajo en grupo y a distancia, es prácticamente perfecto.

Entre otras cosas, también hay una práctica aplicación de Google Docs para iPhone y iPad en la App Store.

Empezar a utilizar Google Docs es completamente gratuito.