Invitar a los participantes a la conferencia en Zoom

Invitar a los participantes a la conferencia en Zoom

Opción 1: Ordenador

Cuando se utiliza la versión de escritorio de Zoom, se pueden añadir nuevos participantes a la conferencia de tres maneras a la vez, cada una de las cuales será relevante en casos individuales. También es importante aclarar de antemano que, independientemente de la variante de solución, el usuario debe confirmar manualmente la conexión a la sesión, de lo contrario no se puede establecer la conexión.

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Método 1: Configuración de la conferencia

El método más sencillo para invitar a nuevos participantes a una llamada de grupo se reduce a utilizar una función de mensajería independiente justo durante una sesión activa. Lo ideal es que los usuarios a invitar estén en la lista de contactos personales de la cuenta en la pestaña correspondiente.

  1. Para empezar, después de iniciar la conferencia, en la barra de herramientas inferior, haga clic en el botón «Participantes». o seleccione un elemento similar de la lista «Extras». Aquí, a su vez, debe utilizar la opción «Invitar». en la parte inferior izquierda de la columna de la derecha y espere a que se abra la ventana de configuración de la invitación.
  2. Mientras que dentro de la ventana «Invitar a la gente a unirse a la conferencia», haga clic en la pestaña «Contactos». y seleccione de la lista de contactos disponibles los usuarios que desea añadir, utilizando opcionalmente el campo «Entrar para filtrar».. Después de esto, normalmente será suficiente con tocar el «Invitar». y esperar a que se conecten las personas seleccionadas.

    Alternativamente, si, por ejemplo, no hay personas en la lista de contactos de la cuenta, puede utilizar el botón «Copiar enlace de invitación».que se añade automáticamente al portapapeles y puede enviarse a otras personas de la forma más conveniente. Al hacer clic en este tipo de enlace, el usuario se conectará automáticamente, aunque esté utilizando un navegador web y no esté registrado en Zoom.

  3. Otra opción disponible dentro de la ventana en cuestión en cualquiera de las pestañas es utilizar la opción «Copiar invitación».. Además del propio enlace, esto copiará los datos clave de la conferencia, incluyendo «ID». и «Código de acceso»que el destinatario puede introducir al utilizar el «Entrar». en la página de inicio del programa o en la web oficial del mensajero.
  4. En la pestaña adicional «Correo electrónico» es posible crear y enviar una carta de invitación por correo electrónico utilizando uno de los servicios presentados, no examinaremos cada uno de ellos, pero tenga en cuenta que Windows utiliza por defecto el cliente establecido en la configuración del sistema operativo. Por ello, el proceso de tratamiento del correo electrónico resultante puede variar considerablemente, pero esto no se aplica al contenido.

    El texto de la carta contendrá inicialmente los mismos datos que se pueden recuperar pulsando la tecla Botón «Copiar invitación»incluyendo el enlace, «ID». и «Código de acceso». Al mismo tiempo, puede editar el contenido a su discreción añadiendo o eliminando los elementos necesarios antes de enviarlo.

  5. Los métodos presentados serán relevantes en la aplicación de Windows y en la versión del navegador del mensajero y actualmente no tienen otras alternativas. Además, estas soluciones pueden utilizarse como una forma de invitar a los usuarios a una lista de contactos personales para acceder más rápidamente en el futuro.

Método 2: Videoconferencia personal

Mientras que en el primer método considerado sólo se puede enviar una invitación después de haber creado y configurado una conferencia, hacer una llamada personal le permitirá añadir automáticamente dos o más contactos. En este caso sólo es importante que el usuario deseado esté presente en la lista de contactos del messenger, que hemos descrito en un manual aparte sobre cómo añadirlos.

Leer más: Añadir contactos a Zoom en el ordenador

  1. Para invitar a un usuario específico directamente, abra la ventana principal del software, seleccione la pestaña Ficha «Contactos». y seleccione la persona deseada de la lista presentada en la columna de la izquierda. Cuando aparezca una tarjeta de perfil con información básica, pulse «Conferencia». debajo de la imagen y espera la conexión.
  2. Si el usuario ha sido invitado con éxito, la información sobre el usuario aparecerá en la sección correspondiente o en la pantalla principal. Además, tenga en cuenta que, debido a algunos ajustes de Zoom, es posible que la adición no se realice inmediatamente, sino sólo después de que la solicitud haya sido aprobada personalmente por el organizador mediante el «Aceptar»..

    Si el usuario rechaza la invitación, recibirá una notificación especial del programa en la esquina inferior derecha. Esto no limita en absoluto la posibilidad de volver a invitar de la forma anteriormente comentada, porque la conferencia ya ha sido creada.

  3. Además de una llamada individual a una persona concreta, los canales pueden utilizarse para realizar una llamada similar a todos los participantes en un chat de grupo. Para ello, vaya a la pestaña Pestaña «Chat»., ampliar la categoría «Canales», seleccione la opción deseada de la lista y pulse el botón con la imagen de la cámara en la parte superior.

    El inicio de la llamada de grupo deberá confirmarse en la ventana emergente mediante el botón «Sí» y esperar la conexión. Al igual que en el caso anterior, cada usuario que no se conecte se marcará con una notificación independiente, mientras que los que se conecten con éxito quedarán automáticamente disponibles para dialogar o estarán en «Sala de espera». a la espera de su aprobación personal.

  4. Una nota relevante para ambas opciones es que el administrador del canal puede restringir las llamadas de grupo a usuarios específicos, así que si no puedes ver el botón, no puedes hacer la llamada. El administrador del chat no tiene control sobre las conferencias ya iniciadas, ya que están asignadas a un usuario concreto y a un anfitrión a tiempo parcial.

Opción 3: Programar una conferencia

El último método de invitación no difiere mucho del primero en las instrucciones, pero está directamente relacionado con la posibilidad de celebrar una reunión pendiente, a la que puede asistir cualquier usuario aprobado aunque no haya un organizador de la reunión. Consulte las demás instrucciones del sitio web para saber cómo organizar una reunión de este tipo.

Leer más: Cómo programar una conferencia en Zoom en su ordenador

  1. Lo primero que hay que hacer es utilizar el botón «Horario». en «Principal». página del mensajero en cuestión y hacer cambios en la configuración de la futura conferencia, que se aplica en particular a los elementos «Inicio» и «Duración».. A continuación, pulse el botón «Guardar».para ir al cliente de correo electrónico estándar para enviar invitaciones.
  2. La opción por defecto es Microsoft Outlook, donde se especifican los destinatarios con un punto y coma en el cuadro de texto siguiente «Nombre». y editar el contenido de la carta de forma adecuada. Cuando haya terminado, utilice el botón «Enviar».Lamentablemente, no hay manera de saber el estado de entrega del mensaje.
  3. Si no te gusta usar clientes de correo electrónico o si este tipo de envío no es suficiente, ve a la pestaña «Conferencias». en Zoom, seleccione la sala de chat deseada y pulse «Copiar invitación».. De forma similar a la primera solución, esto añadirá el texto del correo electrónico anterior al portapapeles, que podrá enviar de la forma que desee.
  4. Para conectarse usted mismo a la reunión en curso, utilice el botón «Empezar». en la misma sección. Además, los datos de la sesión pueden editarse o borrarse, pero sin que se produzcan los cambios correspondientes en las invitaciones ya enviadas.

Opción 2: Dispositivo móvil

En los dispositivos iOS y Android, Zoom también puede crear conferencias e invitar a los usuarios de tres maneras a la vez, dependiendo de los requisitos de resultado y del tipo de chat. Cada una de las siguientes soluciones es similar a la versión de escritorio, por lo que se pueden enviar y recibir solicitudes en todas las plataformas disponibles.

Lee también: Crear una conferencia en Zoom en tu teléfono

Método 1: Configuración de la conferencia

Si ya estás en una reunión, la forma más fácil de hacerlo es enviar invitaciones utilizando una función de mensajería independiente. Por lo general, los siguientes pasos serán idénticos para las distintas plataformas móviles, pero puede haber pequeñas diferencias.

  1. Utilizando la barra inferior de la aplicación, abra la categoría «Miembros». y en la esquina inferior izquierda pulse el botón «Invitar».. Por defecto, habrá cuatro opciones disponibles para enviar una invitación, cada una de las cuales es adecuada para ocasiones especiales.
  2. Debe empezar por seleccionar «Invitar a contactos»que permite enviar notificaciones directamente a los contactos externos y en la nube añadidos previamente en Zoom. Para enviar una notificación, toque cada usuario en la página y utilice el enlace «Invitar». en la parte derecha de la barra superior.
  3. Si no hay contactos en tu libreta de direcciones de Messenger, o por cualquier otra razón, puedes utilizar la opción Opción «Enviar correo electrónico». con el fin de transmitir los datos básicos de la conferencia a las personas adecuadas. Aquí tienes que rellenar el campo en el cliente de correo electrónico estándar «Para», edita el contenido y pulsa el botón de enviar.
  4. Una solución bastante similar, para la que no existe una contrapartida en el ordenador, es la opción «Enviar mensaje».El campo «Enviar mensaje de texto» permite enviar un mensaje de texto a un número de teléfono. En este caso es necesario editar el contenido, si es necesario, y en el campo «Para» especificar los contactos que se van a enviar, incluso seleccionando opciones de la agenda.
  5. Esta última opción sólo permite «Copiar enlace de invitación» para enviar a otros usuarios a través de cualquier medio conveniente. Sólo se copia el enlace en el portapapeles, sin ninguna información adicional, por lo que el destinatario puede unirse sólo después de hacer clic en él.
  6. Por otro lado, también puede pasar manualmente un ID y un código de acceso a la persona adecuada, lo que le permitirá unirse utilizando el «Login». en la página de inicio de la aplicación. Puede obtener este tipo de información haciendo clic en el bloque «Zoom» en el panel superior del mensajero en cuestión.

Método 2: Videoconferencia personal

Al realizar una llamada individual dentro de una sala de chat interna, se puede invitar automáticamente a uno o varios participantes. En este caso, como en todos los demás, son los potenciales convocantes los que deciden si se unen o no.

Más información: Cómo añadir contactos a Zoom en tu teléfono

  1. Para llamar a un usuario concreto de Zoom, primero hay que añadir la dirección a los contactos de una u otra forma, siguiendo las instrucciones pertinentes en el sitio web. Después, utilizando el panel inferior, vaya a la pestaña «Contactos».pulse el usuario deseado y en el perfil, pulse «Reunión de vídeo». o «Reunión de audio».

    No puedes iniciar una sesión sin el consentimiento de la persona seleccionada, así que tendrás que esperar una respuesta o un rechazo de todos modos. Si el contacto acepta la llamada, se le llevará a la interfaz principal de la conferencia en el papel de anfitrión, mientras que se mostrará una notificación completamente diferente si la rechaza.

  2. Si eres miembro de un canal de grupo, puedes enviar una invitación a una reunión instantánea a todos los contactos a la vez. Para ello, vaya a la página «Contactos».abrir la categoría «Canales» en la barra superior, seleccione el diálogo deseado y utilice el botón con la imagen de la cámara en la esquina superior derecha de la pantalla.

    Confirme el inicio de un videochat de grupo mediante la ventana emergente y espere a que los demás usuarios acepten la llamada. Si la persona se conecta o rechaza, se le notificará de una manera u otra mediante un mensaje en el área de notificaciones de la aplicación.

  3. A diferencia de una llamada personal, una llamada de grupo le permite iniciar una conferencia telefónica de inmediato, incluso si otros participantes rechazan la invitación. Sin embargo, debido a la configuración de privacidad del canal, no siempre es posible realizar la llamada.

Método 3: Programar una conferencia

El envío de una invitación para programar es casi idéntico a la solución de correo electrónico que se discute en la primera sección de las instrucciones. Además, podrá seguir obteniendo los detalles de la conexión, que podrá transmitir a otra persona.

Leer más: Cómo programar una conferencia en Zoom en el teléfono

  1. Desde la pantalla de inicio de la aplicación, pulse el botón «Horario» y fije su futura cita como se describe en las instrucciones separadas. El cliente de correo electrónico estándar del dispositivo móvil se abrirá automáticamente con la plantilla de invitación preparada.
  2. Rellene el campo obligatorio «A». según las direcciones de los destinatarios, a su criterio puede editar el mensaje principal en el bloque correspondiente y pulsar el botón de envío. Si no quiere utilizar el correo electrónico, puede tocar con seguridad el enlace «Cancelar»ya que no afectará a la creación de la reunión.
  3. Si desea recuperar los datos de las sesiones programadas por separado del correo, en la aplicación, seleccione la pestaña Pestaña «Conferencias»seleccione la llamada deseada en la lista general y pulse «Añadir invitados». Aquí podrá a su vez «Enviar mensaje». por número de teléfono, «Enviar correo electrónico» o «Copiar al buffer» conjunto completo de datos.
  4. Tenga en cuenta que cualquier cambio o eliminación de una conferencia programada restablecerá automáticamente la invitación. En el primer caso, sin embargo, los problemas pueden evitarse si no se cambia el ID y el código de acceso.

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