Configuración paso a paso de Zoom para conferencias en un ordenador

La plataforma Zoom está diseñada para realizar llamadas de grupo en una opción de conferencia telefónica. Zoom es un servicio que te ayuda a no trabajar desde la oficina, a quedarte en casa y a realizar conferencias con los empleados a distancia. Al mismo tiempo, Zoom puede ayudar a los profesores a impartir clases a distancia.

Los usuarios pueden aplicar la funcionalidad disponible del programa tras completar el proceso de registro. Las opciones y herramientas son intuitivas para los usuarios, por lo que familiarizarse con lo básico será sencillo.

Entre las funcionalidades disponibles están:

• Llamada de audio o videollamada. El usuario puede elegir realizarlo como un webinar o una conferencia telefónica
• Acceso abierto al escritorio. Los usuarios pueden trabajar juntos en un pedido, y combinar habilidades y conocimientos en una sola opción.
• Diálogos en grupo. Los usuarios pueden enviar mensajes de texto, o los archivos o imágenes necesarios.
• Los clientes del servicio pueden enviar la información necesaria sobre los horarios y las instrucciones de la conferencia.
• Se puede acceder al servicio desde varios dispositivos.

Cómo funciona el Zoom

El servicio Zoom facilita las videoconferencias a los participantes. Al mismo tiempo, el usuario puede crear una conferencia e invitar a los participantes necesarios. El uso del programa es gratuito. Con Zoom, los usuarios pueden crear una videoconferencia virtual. En este caso, los usuarios no autorizados pueden convertirse en oyentes o en participantes de la conferencia a través de una videollamada o una llamada de audio. Los usuarios pueden participar en una videoconferencia utilizando un dispositivo móvil, una tablet o un ordenador personal.

Los clientes del servicio tienen acceso abierto a la funcionalidad después de registrarse. Los usuarios reciben una cuenta. Puedes registrarte gratuitamente en el sitio web oficial de Zoom.

Los usuarios pueden elegir la opción de utilizarlo en función de las condiciones y necesidades:

Opción libre, donde se puede aplicar el conjunto estándar de opciones y herramientas disponibles.

Tarifa de pago, en la que se pone a disposición del cliente un conjunto ampliado de opciones y herramientas de servicio. Si el usuario decide pagar una cuota, se pueden celebrar conferencias para un mayor número de participantes y durante un periodo de tiempo más largo.

La plataforma Zoom ayuda a poner en marcha los programas dentro:

• Clases para escuelas, colegios o institutos;
• Trasladar el trabajo a una opción remota;
• Discusión de temas de trabajo;
• Celebración de conferencias con representantes de diferentes ciudades y países.

Primero tienes que registrarte e iniciar sesión en tu cuenta

Para formar parte del proyecto, debes pasar por el procedimiento de inscripción.

Primero debes entrar en el sitio web oficial https://zoom.us/.

Al mismo tiempo, el usuario tiene que rellenar un cuestionario estándar. Al hacerlo, deben facilitarse los datos personales, incluida la fecha de nacimiento. La fecha de nacimiento es necesaria para demostrar la edad y la posibilidad de utilizar el servicio. La plataforma puede utilizarse a partir de los 17 años. Si eres estudiante o alumno, debes introducir una edad superior para poder escuchar conferencias o seminarios web de un profesor.

A continuación, debes continuar pulsando el botón azul.

A continuación, debes introducir una dirección de correo electrónico e introducir caracteres que puedan confirmar que el bot está intentando llegar a la plataforma.

Después de registrarse, hay que entrar en el correo electrónico, y abrir un correo de Zoom. El correo electrónico puede acabar aleatoriamente en la carpeta de spam, deberías comprobarlo.

Tras hacer clic en el enlace, la cuenta será válida en el servicio.

Luego viene la aclaración sobre la edad del participante, y una pregunta sobre la institución educativa. Para no perder tiempo rellenando el cuestionario, es necesario confirmar la pregunta, y continuar.

El usuario debe proporcionar el nombre y los apellidos e idear una contraseña que cumpla los requisitos:

• Longitud de 8 caracteres;
• La contraseña debe contener un número, una minúscula y una mayúscula;
• No debe haber ninguna construcción primitiva.

El usuario puede conectarse al servicio y utilizar los servicios y opciones.

Comprobación de la configuración correcta del ordenador

Para comprobar si el servicio se puede utilizar de forma competente en un ordenador personal o portátil, primero debes comprobar la configuración del dispositivo. Para ello, puedes utilizar el conjunto de ajustes estándar, que se encuentran en la parte inferior de la pantalla, en el lado derecho. O utiliza el formato avanzado para entender el funcionamiento de los criterios y ajustar el funcionamiento para que no surjan problemas técnicos al crear una conferencia o participar en una videollamada.

Ajustes generales

En el servicio, puedes abrir una pestaña para la configuración general. Al hacerlo, debes marcar la casilla para permitir que Zoom se inicie al comienzo de Windows. La opción de permitir que el software se inicie al encender el ordenador o portátil.

En este caso, los usuarios pueden ser notificados con cinco minutos de antelación. Para ello, marca la casilla junto al elemento correspondiente.

Vídeo

Zoom es una plataforma muy fiable a la hora de trabajar, a veces pueden surgir problemas con los ajustes, normalmente los vídeos no salen en el software. Antes de empezar a arreglar el problema, debes comprobar el estado de los ajustes en el software. En la ventana de videoconferencia debe haber opciones para activar o desactivar el vídeo. Si las opciones están en estado desactivado, los iconos están en estado tachado. Para activar las opciones, haz clic en los iconos y la línea tachada desaparecerá y el sonido y el vídeo funcionarán con normalidad.

Si la opción no funciona, puedes utilizarla a través de los ajustes de la conferencia. Al hacerlo, hay que ver en qué posición, activada o desactivada, se encuentra la salida multimedia. Los usuarios pueden intentar reiniciar el dispositivo o la aplicación.

Si no se puede resolver el problema, hay que recurrir al servicio de asistencia 24 horas.

Sonido

Antes de iniciar una conferencia en la plataforma, debes comprobar los ajustes de sonido, concretamente el micrófono y los altavoces. Normalmente, la configuración por defecto ajustará el volumen del micrófono automáticamente. Si el cliente del servicio quiere hacer la configuración él mismo, la opción debe estar desactivada.

Chat

La configuración del chat incluye herramientas:

• Cambia la hora en la que se desactivará el estado de apagado, o la opción se puede desactivar.
• El usuario puede recibir notificaciones de mensajes no leídos.
• El cliente puede establecer las características para que aparezcan mensajes.

Contactos

El usuario puede añadir contactos a la plataforma. Al mismo tiempo, deben mantenerse las direcciones de correo electrónico y el usuario debe confirmar la adición de contactos. Al mismo tiempo, los usuarios pueden recibir un correo electrónico indicándoles que se registren y utilicen el servicio.

Los clientes del programa pueden dividir los contactos en canales para utilizarlos con el fin deseado.

Por ejemplo, tiene sentido utilizar un canal para los asuntos relacionados con el trabajo y otro para su uso en el ámbito personal. Al hacerlo, se puede tratar una lista completa de cuestiones en una sola plataforma.

Comprobar la configuración de la cámara en un ordenador de sobremesa

Para configurar la cámara para un rendimiento óptimo en un ordenador personal debes

• Enciende el ordenador y selecciona el menú «Inicio» situado en la parte inferior de la pantalla, a la izquierda, donde debes seleccionar las opciones.
• A continuación, deberás ir a privacidad, y podrás seleccionar una lista de programas, y una sección para controlar la cámara.
• Debes comprobar si el dispositivo admite la autorización del programa. Si no se indica ninguna confirmación, la conexión a la cámara se considerará una opción no autorizada.
• Para que la cámara funcione en el software, el acceso debe estar autorizado.

¿Cómo se organiza una conferencia en Zoom?

Los usuarios pueden organizar una conferencia mediante el sitio web oficial o la aplicación móvil. En este caso, lo primero es entrar en su área personal, y especificar la opción de establecer una conferencia.

Los usuarios también pueden organizar conferencias a través de la aplicación de escritorio. Los usuarios también pueden organizar una conferencia utilizando el software de escritorio.

Configurar una audioconferencia

Si el usuario decide iniciar una conferencia, el programa abre automáticamente la conferencia con vídeo y audio. Al mismo tiempo, los usuarios pueden utilizar las herramientas que se encuentran en la parte inferior de la pantalla. Si hay que desactivar el vídeo, hay que seleccionar la opción de detener el vídeo. Tras detener el vídeo, el usuario debe seleccionar la opción «Entrar en la audioconferencia».

Antes de activar la audioconferencia, hay que comprobar la configuración del micrófono y del altavoz. Hay que comprobar la calidad del sonido para asegurarse de que no hay problemas durante la operación.

Gestión de los participantes

Los usuarios pueden invitar a los participantes a la conferencia seleccionada. Para ello, selecciona el equipo de gestión de los participantes.

Si quieres invitar a los participantes, debes seleccionar la herramienta de invitación en la parte inferior de la pantalla. La invitación puede enviarse por correo electrónico.

Los participantes podrán recibir un enlace a la conferencia, y entrar cuando comience.

Cuando un participante entra en la conferencia, el usuario debe aceptar. Para que los usuarios puedan intercambiar mensajes y hacer preguntas sobre la conferencia, hay que abrir una sala de chat, que se encuentra en el panel de control.

Preparar las salas de sesiones

Las salas de sesiones es una opción que te permite crear salas separadas para participantes específicos durante una conferencia.

Para crear salas de sesiones, debes:

• Entra en el sitio web oficial en https://zoom.us/.
• Abre los ajustes, y selecciona la opción con callos, donde debes especificar la extensión.
• En la sección, puedes ver la opción de crear salas de sesiones, y dar permiso para que determinados miembros se unan a las salas de sesiones.

Configurar una pantalla de visualización

Las salas de demostración permitirán al usuario realizar una conferencia con material visual.

La opción es gratuita y el material se mostrará en la pantalla de un ordenador personal o portátil.

Los organizadores pueden escribir en la pizarra o hacer dibujos durante la conferencia. En este caso, el material puede prepararse de antemano y mostrarse con acompañamiento de audio.

En la pizarra blanca puedes utilizar herramientas para el texto, el dibujo, el trazado o el borrador. Los diagramas y dibujos ayudarán a la percepción sutil de la información.