Cómo utilizar Access

Acceda a es un software diseñado por Microsoft que le permite gestionar y crear bases de datos explotando la Motor de base de datos Microsoft Jet, además de integrar un módulo para poder desarrollar de forma rápida aplicaciones de gestión. Hemos decidido elaborar esta guía para explicarle cómo utilizar Access sin demasiada dificultad para crear tablas e informes, gestionar bases de datos y hacer mucho más. No perdamos más tiempo y veamos cómo operar de inmediato.

Índice de contenidos

Cómo instalar Access

Antes de ver en detalle todas sus características, primero debes instalar Microsoft Access. Para los que no lo sepan, el software forma parte del Paquete de oficina que lamentablemente no se distribuye libremente por el gigante de Redmond. Por lo tanto, para aprovechar las ventajas de Acceda a es necesario adquirir una licencia comercial o suscribirse a un Suscripción a Office 365.

En QuimeraRevo ya hemos dedicado una serie de guías para poder comprar e instalar Office rápida y fácilmente. A continuación se enumeran:

Para proceder a la instalación de Acceda aSólo tiene que seguir el asistente o seleccionar el programa si está ejecutando un programa «nuevo».instalación personalizada. Una vez completado el proceso, puedes lanzar fácilmente el Microsoft desde el icono del escritorio, desde Inicie en Windows o del Aplicaciones por macOS.

Cómo utilizar Access: crear una base de datos

Como se ha mencionado hace unas líneas, se puede utilizar Microsoft Access para crear una base de datos con unos sencillos pasos.

Así es como se hace:

• En primer lugar, hay que iniciar el software y luego hacer clic en Base de datos de escritorio vacía.
• Después de eso, dale un nombre a la base de datos y luego haga clic en Crear.
• En este punto, puede utilizar el plantillas listas para usar buscando en el campo correspondiente de la parte superior. Haga clic en su icono y pulse en Crear. Como alternativa, puede empezar de cero.
• Por defecto, Acceda a crea una tabla que contiene un ID ya se ha configurado como clave primaria. Todavía puede cambiarla haciendo clic con el botón derecho del ratón en la entrada y eligiendo Cambiar el nombre de en el menú que aparece.
• A continuación, puede definir el tipo de datos y el propiedades que debe contener un campo haciendo clic en el campo que desea editar y eligiendo a continuación Campos. Desde aquí, utilice los menús Tipo de datos e Formato para fijarlo. También puede marcar la casilla Obligatorio si quieres evitar que un campo quede en blanco.
• Para añadir un nuevo campo, utilice los botones Texto breve, Número, Moneda, Fecha y hora, Sí/No e Otros campos que se encuentra en la pestaña Campamentos. Como alternativa, basta con pulsar sobre Haga clic para añadir dentro de la mesa.
• En cambio, para eliminar un campo, basta con hacer clic con el botón derecho del ratón en el campo deseado y elegir Borrar campo en el menú que se abre.

Cómo utilizar Access: añadir datos

Después de haber visto cómo crear y gestionar una tabla, ahora podemos ver cómo añadir datos para rellenarla. Simplemente haga clic en el célula que desea llenar y escribir el contenido a través del teclado.

Puede cambiar entre el registro (es decir, una fila en la tabla que define un) pulsando la tecla Ficha del teclado (que se encuentra por encima del Turno). Para iniciar un nuevo récord debes dar Enviar siempre desde el teclado. Si no ha asignado el Obligatorio a un campo, necesariamente tendrá que asignar un valor antes de pasar al siguiente registro.

Puedes eliminar un registro haciendo clic con el botón derecho del ratón en el rectángulo gris a la izquierda del primer campo, seleccione Borrar registro en el menú que aparece y luego Sí.

Una vez completada la tabla, puede guardarla simplemente haciendo clic en Guardar que encontrarás en la esquina superior izquierda. Microsoft Access permite generar otras tablas dentro de la misma base de datos pulsando sobre la pestaña Crear y elegir el Tabla (que se encuentra en el Tablas).

Cómo utilizar Access: creación de relaciones entre tablas

Antes de ver el procedimiento en detalle, queríamos aclarar el significado de informe. La relación es la que existe entre dos tablas que además pueden contener elementos diferentes. Se utilizan en bases de datos que contienen más de una tabla por enlazar los elementos de cada uno de ellos. Aunque parece una función inútil, permite asignar una orden e la coherencia de los datos introducidos en la tablapara establecer relaciones entre tablas y generar informes prácticos.

Veamos cómo crear una relación entre tablas:

• Haga clic en Herramientas de la base de datos en la parte superior y luego seleccione Informes. Desde aquí seleccione el primera mesa y pulse sobre Añadir. Haz la misma operación con las otras tablas.
• Una vez que haya añadido todas las tablas que desee, haga clic en Cerrar presente en la esquina inferior derecha.
• Ahora, haz clic en el panel Informes, seleccione con el ratón el clave primaria (es decir, el campo de una tabla que identifica unívocamente a cada elemento), arrástrelo al clave primaria de la segunda tabla y luego haga clic en Crear. Si la operación tiene éxito, verá un flecha vinculando la primera tabla con la segunda.
• Después de crear las relaciones, haga clic en Cerrar en la parte superior y luego en Sí para volver a la pantalla anterior.

Cómo utilizar Access: ejecución de consultas

Microsoft Access también le permite realizar consulta (también conocido como consultas). Gracias a ellos es posible realizar cualquier tipo de búsqueda dentro de una base de datos creada, pero también generar nuevas tablas o informes a partir de las existentes.

En el software del gigante de Redmond es posible generar dos tipos de consultas: selección e comando. Los primeros permiten mostrar el resultado de una búsqueda en función de determinados parámetros mientras que los segundos permiten para realizar ediciones masivas en varios registros al mismo tiempo. teniendo en cuenta un criterio de búsqueda específico.

Dicho esto, veamos cómo crear una consulta:

• Siempre desde Acceda aPulse sobre el Crear que se encuentra en la parte superior y luego en Estructura de la consulta.
• A continuación, elija el tabla que le interesa en el menú que aparece y luego haga clic en Añadir.
• Tras pulsar sobre Cerrar, haga clic en Consulta1 que está en la pantalla y elija Campamento que encontrarás a la izquierda.
• A continuación, seleccione un campo de la tabla utilizando el menú desplegable situado en él para añadirlo a la consulta. Repita la misma operación con los demás campos.
• Puede afinar su búsqueda utilizando las distintas entradas del pequeño tabla, a saber. Ordenar (para ordenar los resultados de la búsqueda por un campo específico con Creciendo o Descendiendo), Exposición (para mostrar un campo en los resultados aplicando una marca de verificación a la casilla correspondiente), Criterios (puede establecer un criterio para afinar los resultados de la búsqueda en función del campo elegido) y O (para especificar las operaciones de unión lógica).
• Una vez que el consultapulse en Ejecutar para generar una tabla temporal que le muestre los resultados.

Si conoce elSQLentonces puede explotar Acceda a y sus botones Actualización, Borrado de, Pasar por e Cola de espera (encontrado en Vista de la estructura). También puede utilizar el Lenguaje SQL manualmente a través de Definición de datos.

Cómo utilizar Access: crear informes

Otra función interesante que propone el software de Microsoft es la capacidad de generar informes para acceder de forma inmediata a los datos que desea analizar dentro de la base de datos.

Veamos cómo proceder:

• En primer lugar, digamos que puedes crear un registro a partir de una tabla o una consulta.
• Una vez elegido, pulse sobre Crear y haga clic en Asistente de informes. Siga las instrucciones Acceda a.
• Una vez generado el informe, es posible modificar su estructura simplemente pulsando con el botón derecho del ratón sobre la opción de la izquierda en Informe y luego seleccionar Vista de la estructura.

Cómo utilizar Access: otras posibilidades

Qué contiene esta guía son sólo algunas de las cosas que se pueden hacer con Microsoft Access.. Como no podemos contarlas todas (si no sería una guía muy larga), desde la página Acceder al Centro de Ayuda Puede encontrar el tutorial deseado buscando en el ¿Cómo podemos ayudarle? (y luego pulsar la tecla lupa) o utilizar las secciones Inicie, Tablas, Importar y exportar, Consulta, Máscaras e informes e Expresiones). En las distintas páginas podrá descubrir cómo importar datos de Excel, crear una máscara, utilizando el generador de expresiones y mucho más.

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